مدیریت پروژه چابک (اجایل) چیست؟

مدیریت پروژه چابک - مدیران آینده

 

سازماندهی پروژه های انعطاف پذیر با استفاده از مدیریت پروژه چابک

یک استارتاپ فناوری نوپا را تصور کنید که در آن بنیانگذاران در تلاشند تا یک جایگاه تجاری پایدار ایجاد کنند. این در حالی است که سرعت تغییرات محیط کسب و کار و فناوری بسیار زیاد است، و آنها باید به سرعت خدماتی را توسعه دهند که کاربران آماده پرداخت هزینه باشند و در عین حال بتوانند سهم بازار مناسبی را نسبت به رقبا کسب کنند.

آنها فقط از طریق تحقیقات بازار می توانند خیلی چیزها را دریابند، بنابراین باید آزمایش کنند. این به معنای امتحان انواع پیشنهادات مختلف است. گام به گام، آنها باید از این موارد بیاموزند و پیشنهادات بهبود یافته را امتحان کنند تا زمانی که راه حلی را توسعه کنند که واقعاً کارساز باشد. اصطلاحا ارزش پیشنهادی جذابی را به مشتریان خود ارائه دهند تا افراد بیشتری را به خدمات و محصولات خود جذب نمایند.

احتمالاً می توانید بسیاری از پروژه مشابه دیگری به ویژه آنهایی که شامل موقعیت های پیچیده و سریع هستند را شبیه این سناریو اشاره شده در بالا پیدا کنید. شما می توانید روی یک محصول کار کنید یا یک مشکل را حل کنید، اما پس از آن با توجه به تغییرات بایستی اقدامات سریعی در جهت بهبود محصول یا خدمات خود با توجه به تغییرات جدید انجام دهید. و این کار بایسیتی با سرعت و چابکی تیم همراه باشد.

اگر از یک رویکرد مدیریت پروژه سنتی استفاده می کنید، این تجدید نظرها منجر به از دست دادن ضرب الاجل، هزینه های زیاد و افزایش حجم کاری تیم می شود. و در بدترین سناریو، می توانید متوجه شوید که وضعیت در طول پروژه به قدری تغییر کرده است که محصول نهایی شما، زمانی که در نهایت تحویل می شود، دیگر مرتبط با درخواست و نیاز اولیه مشتری نیست.

مدیریت پروژه چابک (اجایل) رویکردی است که به شما در مقابله با این چالش ها کمک می کند. در ادامه قصد داریم به این رویکرد که مدت زمان خیلی زیادی از عمر آن نیز نمی گذرد بپردازیم.

 

مدیریت پروژه چابک (اجایل) چیست؟

مدیریت پروژه چابک یک رویکرد تکرار پذیر است که بر تحویل مکرر ارزش و دریافت بازخورد سریع از بازار برای انطباق سریع با تغییرات در حال ظهور تمرکز دارد.
مدیریت پروژه چابک بطور کلی بر موراد زیر تمرکز دارد:

  • کار بر روی دسته های کوچک
  • تصویر سازی فرآیندها برای ایجاد شفافیت
  • همکاری مشترک با مشتری و دیگر ذی نفعان پروژه
  • دریافت بازخورد در سریع ترین زمان ممکن

این موارد به شما این امکان را می دهد که سریعا خود را با نیازهای در حال تغییر در صنعت وفق دهید و محصولات یا خدمات با کیفیت بالتر را برای برآوردن بهتر نیازهای مشتری خود تولیدکنید.

در اینجا باید به این نکته نیز اشاره کنیم که یک تصور غلط رایج در مورد چابک (اجایل) این است که یک متدولوژی است. در عوض، Agile روشی برای تفکر برای حل مشکلت مشترک و رویکردی است که افراد در مدیریت پروژه مدرن به کار می برند.

محصول نهایی یک پروژه چابک ممکن است بسیار متفاوت از محصولی باشد که در ابتدا پیش بینی شده بود. با این حال، به دلیل فرآیند بررسی، اعضای تیم می توانند مطمئن باشند که محصول مورد نظر مشتریان است.

این امر مدیریت پروژه چابک را به ویژه برای کسب و کارهای جدید یا در حال حرکت، برای کسانی که در یک محیط به سرعت در حال تغییر هستند، یا برای موقعیت های بسیار پیچیده، که در آن مدیران “به دنبال راهی برای یافتن مدل کسب و کار بهینه” هستند، مناسب می کند. همچنین برای پروژه‌های فوری که نمی‌توانند منتظر راه‌اندازی یک تیم پروژه کامل و سنتی باشند، مفید است.

 

منشاء پیدایش رویکرد چابک (اجایل)

عناصر مدیریت پروژه چابک چندین دهه است که وجود داشته است. با این حال، دو رویداد به ایجاد پایه های این رویکرد کمک کرد.

ابتدا در سال 1986، هیروتاکا تاکوچی و ایکوجیرو نوناکا مقاله ای به نام «بازی توسعه محصول جدید» در مجله هاروارد بیزینس ریویو منتشر کردند. در آن، نویسندگان روش جدیدی را برای توسعه محصولاتی که شبیه مسابقه راگبی بود، ترسیم کردند.

آنها یک رویکرد مدیریت پروژه را تصور می کردند که در آن، درست مانند مسابقه راگبی، اعضای تیم با ارزیابی دائمی وضعیت و پاسخ دادن به آن، به هدف خود می رسند. بنابراین پروژه‌ها تکامل می‌یابند، اما به محصولاتی منجر می‌شوند که در آن نیازهای مشتریان را به طور کامل‌تری برآورده می‌کنند.

رویداد دوم در سال 2001 رخ داد، زمانی که گروهی از متخصصان نرم افزار و پروژه گرد هم آمدند تا در مورد وجوه مشترک موفق ترین پروژه هایشان صحبت کنند. آنها مانیفست پروژه چابک را ایجاد کردند که ارزش ها و اصولی را که زیربنای مدیریت پروژه چابک بود، بیان می کرد.

در ادامه بخوانید:  استندآپ روزانه اجایل

مدیریت پروژه چابک بر اساس رویکرد توسعه محصول Takeuchi و Nonaka ساخته شده است و ارزش ها و اصول ذکر شده در مانیفست پروژه چابک را در بر می گیرد.

 

ویژگی های مدیریت پروژه چابک

در هسته مدیریت پروژه Agile کلمه “agility” نهفته است که به معنای “تحرک و چابکی” است و همچنین از کلمه لاتین “agere”: “انجام دادن، عمل کردن” نشأت گرفته است. این مفهوم نشان دهنده توانایی حرکت دادن چیزی به سمت جلو به روشی سریع است که امکان تغییر آسان مسیر حرکت را فراهم می کند.

بنابراین، از نظر مدیریت پروژه، “چابکی” دارای پنج ویژگی اساسی است که بلوک های سازنده فرآیند چابک را تشکیل می دهند:

  • شفافیت
  • تمرکز بر مشتری
  • تطبیق پذیری
  • احساس مالکیت (رهبری موثر)
  • پیشرفت مداوم

 

شاخصه های مدیریت پروژه چابک

 

همه این خصوصیات در کنار یکدیگر آنها چیزی هستند که یک پروژه چابک را می سازند.

 

شفافیت

یکی از موضوعات اصلی مدیریت پروژه چابک، درک مشترک از فرآیندها (مانند: کار انجام شده) در بین همه طرف های ذینفع است. این امر مستلزم افزایش شفافیت در نحوه کار و ارتباط تیم ها است.

در یک محیط چابک، افراد با استفاده از ابزارهای اطلاع رسانی مشترک مانند تابلوهای کانبان، آشکارا پیشرفت کار خود را به اشتراک می گذارند. این به همه اعضای تیم اجازه می‌دهد تا بفهمند اعضای دیگر تیم در حال انجام چه کاری هستند و چگونه آن را انجام می‌دهند، که این موضوع باعث، گفتگو در مورد چگونگی انجام بهتر آن کار را امکان‌پذیر می‌سازد.

علاوه بر این، اعضای تیم تشویق می‌شوند تا آزادانه ایده‌ها و چالش‌های خود را به اشتراک بگذارند، بدون اینکه نگران باشند که این موضوع ممکن است وضعیت آنها را در پروژه به خطر بیاندازد. در نتیجه، رویکرد چابک به مدیریت پروژه با هدف ایجاد یک محیط یکدست است که در آن تیم ها صاحب اشتباهات خود هستند و به طور جمعی برای حل آنها تلاش می کنند.

 

تمرکز بر مشتری

نقل قول معروفی توسط کارآفرین سریالی دیو مک کلور بیان می کند که “مشتریان به راه حل شما اهمیت نمی دهند، آنها به مشکلات خود اهمیت می دهند”.
به عبارت دیگر، حتی اگر بهترین راه‌حل دنیا را داشته باشید، در صورتی که مشتریان شما نمی‌دانند که چگونه در واقعیت به آنها کمک می‌کند تا مشکلشان را حل کنند، آنها تمایلی به استفاده از آن ندارند.

به همین دلیل است که رویکرد Agile برای مدیریت پروژه، تمرکز زیادی بر روی حصول اطمینان از درک نیازهای مشتری از طریق همکاری مداوم با او را دارد. هدف این است که به مشتریان نه تنها آنچه را که خواسته اند، بلکه آنچه را که نیاز دارند، ارائه دهیم. این یک چالش رایج در یک محیط کار دانش محور است.

بنابراین، حلقه‌های بازخورد مکرر در چرخه حیات تحویل پروژه چابک به عنوان نقاط بازرسی عمل می‌کنند که در آن مشتریان می‌توانند ببینند «آنچه فکر می‌کردند می‌خواهند» در عمل چگونه به نظر می‌رسد. این به توسعه دانش جدید و کشف راه حل های نوآورانه در مسیر پروژه کمک می کند.

همچنین، از طریق همکاری مکرر با مشتریان، رویکرد چابک قصد دارد کارایی بیشتری را در پروژه ها به ارمغان بیاورد. یکی از راه‌های دستیابی به این هدف، کاهش دوباره کاری پراکنده در پروژه است که باعث اتلاف گسترده زمان و منابع می‌شود. در نتیجه، پروژه‌های اجایل از پیچیدگی تولید پایین‌تری برخوردار هستند و هزینه‌های عملیاتی آنها کمتر است که این امر محصول یا خدمات نهایی را برای مشتری ارزان‌تر می‌کند.

 

تطبیق پذیری

ایده اصلی دیگر در مدیریت پروژه چابک این است که تیم‌ها را قادر می‌سازد تا به تغییرات ناشی از چک پوینت‌های ذکر شده در بالا واکنش بهتری نشان دهند. این رویکرد مستلزم تحویل مکرر ارزش به مشتری نهایی است تا تیم ها بتوانند بازخورد سریع را مستقیماً از بازار هدف جمع آوری کنند.

به همین دلیل، رویکرد اجایل به جای تمرکز و تولید یک دسته بزرگ از کار، بر روی یک رویکرد تکراری تمرکز می‌کند که در آن تیم‌ها پروژه‌های خود را تجزیه می‌کنند و به طور مداوم تکه‌های کوچکی از آنها را تحویل می‌دهند و در عین حال انعطاف‌پذیری را برای کار باقی‌مانده حفظ می‌کنند.

هدف این است که اطمینان حاصل شود که آنچه روی آن کار می شود با کاربر نهایی در کنار چرخه عمر پروژه چابک همگام می شود. در نتیجه، هر گونه نیاز مشتری که در حال تغییر است را در مراحل اولیه دریافت خواهید کرد، به سرعت با شرایط جدید سازگار می شوید و از هرگونه تاخیر قابل توجه در تحویل نهایی پروژه جلوگیری می کنید.

در ادامه بخوانید:  مدل کسب و کار واتساپ (whatsapp)

برای درک بهتر این چرخه انطباق مداوم، پیشنهاد می کنیم مراحل مدیریت پروژه چابک را با یکدیگر مرور کنیم.

 

مدیریت پروژه چابک در مقایسه با مدیریت پروژه سنتی (آبشاری)

بیایید مدیریت پروژه چابک را با مدیریت پروژه سنتی مقایسه کنیم تا تفاوت های هر کدام را بررسی کنیم:

 

مدیریت پروژه چابک (اجایل)
مدیریت پروژه سنتی
تیم‌ها خودشان هدایت می‌شوند و تا زمانی که از قوانین توافق شده پیروی می‌کنند، آزادند تا هر طور که می‌خواهند، موارد قابل تحویل را انجام دهند.
تیم ها معمولاً توسط مدیر پروژه به شدت کنترل می شوند. آنها بر اساس برنامه های دقیقی که در ابتدا توافق شده است کار می کنند.
الزامات پروژه با ظهور نیازها و موارد استفاده در فرآیند توسعه می‌یابد. این می تواند به این معنی باشد که نتیجه نهایی با آنچه در ابتدا پیش بینی شده بود متفاوت است.
الزامات پروژه قبل از شروع پروژه مشخص می شود. این موضوع گاهی اوقات می تواند منجر به “خزش دامنه” یا scope creep شود، زیرا سهامداران اغلب بیش از آنچه نیاز دارند، درخواست می کنند.
تست کاربر و بازخورد مشتری دائما اتفاق می افتد. یادگیری از اشتباهات، اجرای بازخورد و تکامل قابل تحویل آسان است. با این حال، آزمایش مداوم مورد نیاز برای این کار، کار فشرده است، و اگر کاربران درگیر نباشند، ممکن است مدیریت آن دشوار باشد.
تست کاربر و بازخورد مشتری در پایان پروژه، زمانی که همه چیز طراحی و اجرا شده است، انجام می شود. این می تواند به این معنی باشد که پس از انتشار ممکن است مشکلاتی ظاهر شوند که گاهی اوقات منجر به رفع گران قیمت و حتی فراخوان عمومی می شود.
تیم ها به طور مداوم محدوده و جهت محصول یا پروژه خود را ارزیابی می کنند. این بدان معنی است که آنها می توانند در هر زمانی در فرآیند تغییر جهت دهند تا مطمئن شوند که محصول آنها نیازهای در حال تغییر را برآورده می کند. به همین دلیل، نوشتن یک پرونده تجاری در ابتدا ممکن است دشوار باشد، زیرا نتیجه نهایی به طور کامل مشخص نیست.
تیم ها روی محصول نهایی کار می کنند که می تواند مدتی – اغلب ماه ها یا سال ها – پس از شروع پروژه تحویل داده شود. گاهی اوقات، محصول یا پروژه نهایی دیگر مرتبط نیست، زیرا نیازهای کسب و کار یا مشتری تغییر کرده است.

 

در نهایت، مدیریت پروژه سنتی اغلب در یک محیط پایدار بهترین است، جایی که یک تحویل تعریف شده برای یک بودجه ثابت مورد نیاز است. مدیریت پروژه چابک اغلب در جایی مناسب است که محصول نهایی نامشخص است، یا جایی که محیط به سرعت در حال تغییر است.

 

مراحل پیاده سازی مدیریت پروژه چابک چیست؟

به طور کلی، فرآیند تحویل پروژه چابک را می توان در مراحل زیر خلاصه کرد:

  • تجسم کنید: چشم اندازی از محصول/خدمات نهایی را برای مشتریان ایجاد کنید و همچنین تعیین کنید چه کسانی در پروژه مشارکت خواهند کرد.
  • حدس و گمان بزنید: این گسترش مرحله تجسم است، جایی که تیم ها نیازهای اولیه را برای یک محصول/خدمت جمع آوری می کنند و یک برنامه تکرار پذیر را بر اساس چشم انداز توسعه می دهند.
  • کاوش کنید: کار بر روی محصولات تحویلی شدنی های پروژه با تمرکز بر جریان پیشرفت، با هدف دریافت بازخورد از مشتری در سریع ترین زمان ممکن.
  • تطبیق دهید: نتایج خروجی نهایی را بررسی کنید و در صورت لزوم آنها را شرایط جدید سازگار کنید.
  • بستن: پروژه را به پایان برسانید، یافته‌های کلیدی را به اشتراک بگذارید.

 

مراحل پیاده سازی مدیریت پروژه چابک

 

از نگاه دیگر می توان گفت:

در مدیریت پروژه چابک، بر خلاف مراحل مدیریت پروژه سنتی، یک تفاوت کلیدی در فاز تطبیق” وجود دارد که ماهیت تکرار شونده مدیریت پروژه چابک را تعریف می کند.

پس از ایجاد چشم انداز برای محصول و تهیه یک طرح تکرارپذیر، به مرحله “کاوش” می روید. در آنجا، هدف این است که به‌ جای منتظر ماندن برای تکمیل همه بخش ها، به‌طور مداوم محصولات تحویلی کوچک را به بازار عرضه کنیم.

سپس، در مرحله “تطبیق”، تیم ها در بررسی های کوتاه پروژه با مشتریانی که بازخورد مربوطه خود را ارائه می دهند، شرکت می کنند. ایده این است که اقدامات آینده خود را بر اساس آن بازخورد تطبیق دهید و در صورت لزوم، به جای انجام دوباره کاری گسترده، تغییرات کوچکی در آنچه ارائه شده است اعمال کنید.

 

نکات کلیدی

مدیریت پروژه چابک یک رویکرد تکرار پذیر است که بر تحویل مکرر ارزش و دریافت بازخورد سریع از بازار برای انطباق سریع با تغییرات در حال ظهور تمرکز دارد.

مدیریت پروژه چابک به پنج مرحله تقسیم می شود:

  • تجسم
  • حدس و گمان
  • کاوش
  • تطبیق
  • بستن

 

پیشنهاد برای مطالعه

دیدگاه‌ خود را بنویسید

ورود | ثبت نام
شماره موبایل یا پست الکترونیک خود را وارد کنید
برگشت
کد تایید را وارد کنید
کد تایید برای شماره موبایل شما ارسال گردید
ارسال مجدد کد تا دیگر
برگشت
رمز عبور را وارد کنید
رمز عبور حساب کاربری خود را وارد کنید
برگشت
رمز عبور را وارد کنید
رمز عبور حساب کاربری خود را وارد کنید
برگشت
درخواست بازیابی رمز عبور
لطفاً پست الکترونیک یا موبایل خود را وارد نمایید
برگشت
کد تایید را وارد کنید
کد تایید برای شماره موبایل شما ارسال گردید
ارسال مجدد کد تا دیگر
ایمیل بازیابی ارسال شد!
لطفاً به صندوق الکترونیکی خود مراجعه کرده و بر روی لینک ارسال شده کلیک نمایید.
تغییر رمز عبور
یک رمز عبور برای اکانت خود تنظیم کنید
تغییر رمز با موفقیت انجام شد
Scroll to Top