پس از اینکه یک کارمند بازبینی عملکرد ضعیفی دریافت کرد، مدیریت می‌تواند به او فرصت نهایی را بدهد تا از طریق یک برنامه بهبود عملکرد (Performance Improvement Plan) که گاهی اوقات برنامه اقدام عملکرد نیز نامیده می‌شود، عملکرد خود را افزایش دهد.

یک برنامه بهبود عملکرد، اهداف روشنی را برای کارمند فراهم می کند تا از اخراج، تنزل مقام یا انتقال او جلوگیری شود.

 

برنامه بهبود عملکرد چیست؟

برنامه بهبود عملکرد سندی است که لیستی از نقاط ضعف کارمند و کارهایی که می تواند برای بهبود انجام دهد را نشان می دهد.

برای مثال، برنامه عملیاتی عملکرد (Performance Action Plan) ممکن است مهارت‌ها یا آموزش‌هایی را که کارمند فاقد آن است، به تفصیل شرح دهد. از طرف دیگر، می تواند مشخص کند که چگونه کارمند باید رفتار خود را تغییر دهد. در هر صورت در برنامه بهبود عملکرد به وضوح مراحلی را که کارمند باید انجام دهد تا توسعه لازم را در بخش هایی که در آنها ضعف دارد بهبود دهد، بیان می کند.

برنامه بهبود عملکرد کارکنان توسط مدیر بالادستی او نوشته می شود و به واحد مدیریت منابع انسانی ارائه می شود. بر هر یک از موارد شناسایی شده، مهلتی به منظور دستیابی به اهداف ذکر شده معمولاً 30، 60 یا 90 روز تعیین شده است. همچنین اگر عملکرد کارمند همچنان شبیه به گذشته باشد، پیامدهایی را بیان می‌کند.

یک برنامه بهبود عملکرد به اندازه کافی منعطف است تا با هر مشکلی مطابقت داشته باشد. همچنین می تواند هر مقدار که لازم باشد گسترده و مفصل باشد. همه اینها به تعداد اهدافی بستگی دارد که کارمند باید به آنها برسد تا استاندارد مورد نظر را بدست آورد.

 

هدف و مزایای برنامه بهبود عملکرد

چرا کارفرمایان از برنامه های بهبود عملکرد برای حل مسائلی که منجر به عملکرد ضعیف می شود استفاده می کنند در حالی که به سادگی می توانند کارمند را اخراج کنند؟ در واقع استفاده از برنامه بهبود عملکرد مزایای متعددی دارد.

 

1. بهبود فرهنگ سازمانی

استفاده از برنامه بهبود عملکرد، حس مسئولیت پذیری را تقویت می کند. کارمندان می دانند که باید انتظارات را برآورده کنند یا با اقدامات انضباطی روبرو شوند.

این به فرهنگ کار مثبت کمک می کند. کارمندان سخت کوش احساس قدردانی می کنند، زیرا می دانند که همه باید مسئولیت های خود را در سازمان بپذیرند.

کارکنانی که در حال تلاش هستند می دانند که در صورتی که آنها نیاز به کمک داشته باشند مدیران با ارائه اهداف قابل اجرا از آنها حمایت خواهند کرد. از سوی دیگر همه افراد بهتر می فهمند که سازمان از آنها چه انتظاری دارد.

به خاطر داشته باشید که می‌توانید از برنامه‌های بهبود عملکرد استفاده گسترده تری در کنار بهبود کارمندان مشکل‌ساز داشته باشید. برنامه بهبود عملکرد همچنین برای کارمندانی که می‌خواهند در شرکت جابه‌جا شوند (اما مطمئن نیستند که چگونه این کار را انجام دهند) و همچنین برای کارمندانی که برای موقعیت‌های متفاوت مناسب‌تر هستند، یعنی می‌خواهند به صورت افقی در چارت سازمانی جابجا شوند، مناسب است.

به عبارت دیگر، برنامه بهبود عملکرد به کارمندان کمک می‌کند تا در شرکت احساس ارزشمندی کنند، زیرا می‌دانند کارفرما از آنها برای رسیدن به اهداف شغلی بلندمدتشان حمایت می‌کند. در عین حال، برنامه های جاری عملکرد به شرکت ها اجازه می دهد تا نیروی کار خود را با کارکنانی با انگیزه بهتر بهبود بخشند.

 

2. صرفه جویی در زمان و هزینه

هر کارفرمایی می خواهد جایگزینی کارکنان را به حداقل برساند، زیرا این باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود.

کمک به کارکنان فعلی برای بهبود عملکرد خود، هزینه های مربوط به اخراج کارمندان و جستجوی متقاضیان برای پر کردن موقعیت های خالی را از بین می برد.

همچنین از نیاز به برگزاری مصاحبه و برنامه ریزی آموزشی برای استخدام های جدید جلوگیری می کند. اگرچه کارمندی که برنامه بهبود عملکرد دریافت می کند ممکن است به آموزش نیاز داشته باشد، اما هنوز آموزش کمتری نسبت به آنچه یک کارمند جدید نیاز دارد خواهد بود.

 

3. تاثیر پذیری بالاتر نسبت به روش بررسی عملکرد

بررسی عملکرد بعضا عواقبی به همراه دارد. به علاوه، برخی از افراد به انتقاد از عملکردشان واکنش نشان می دهند، حتی زمانی که بازخورد سازنده باشد.

بدتر از همه، اکثر افراد بر این باورند که بازخورد نادرست است. مجموع این عوامل به این معنی است که کارمندان اغلب بررسی عملکرد را رد می کنند و دقیقاً به عملکرد قبلی خود ادامه می دهند.

در مقابل، برنامه بهبود عملکرد به کارکنان ایده روشنی از اینکه کجا شکست می خورند و برای بهبود چه کاری باید انجام دهند، ارائه می دهند.

زمانی که طرح‌های بهبود عملکرد و با پاسخ صحیح به «چرا» برای هر فرد تنظیم شوند، حتی می‌توانند کارمندان را تشویق کنند تا بیشتر تلاش نمایند.

 

نمونه های برنامه بهبود عملکرد

پس از گفتگوی اولیه شما با کارمند، مدیر او باید پیش نویس برنامه بهبود عملکرد را تهیه کرده و برای بررسی به واحد مدیریت منابع انسانی ارسال کند.

در ادامه چند نمونه برنامه بهبود عملکرد وجود دارد که می توانید برای برنامه بهبود عملکردهای خود استفاده نمایید.

 

مثال شماره 1: برای بهبود خدمات مشتری

اولین نمونه طرح بهبود عملکرد ما برای خدمات مشتری است.

اگر مشتریان از نگرش یا حمایتی که از یک کارمند خاص دریافت می کنند شکایت دارند، این نوع برنامه بهبود عملکرد می تواند ضروری باشد.

• هدف (Goal): هدف کلی چنین برنامه بهبود عملکردی ممکن است بهبود تعاملات با مشتریان باشد.
• مقصود (Objective): مقاصد احتمالی برای دستیابی به چنین هدفی می تواند مشاهده بهتر حفظ یا تعامل مشتری باشد.
• اقدام (Action): برای دستیابی به مقاصد فوق، کارمند می تواند برای حل مشکلات یا شرکت در یک جلسه آموزشی خدمات مشتری با مشتریان همکاری نزدیک تری داشته باشد.
• معیارها (Metric): مناسب ترین معیارها احتمالاً نرخ ریزش مشتری یا امتیاز رضایت مشتری است.

 

مثال شماره 2: برای بهبود کیفیت پایین کار

در موقعیت های دیگر، یک کارمند ممکن است ارتباط کمی با مشتریان داشته باشد یا اصلاً ارتباطی نداشته باشد، اما همچنان می تواند کار بی کیفیت را به روش های دیگر ارائه دهد.

• هدف (Goal): بهبود کیفیت کار
• مقصود (Objective): رعایت ضرب الاجل ها یا تولید کاری که عاری از خطا باشد.
• اقدام (Action): اولین هدف ساده است – کارمندان نیازی به از دست دادن هیچ مهلتی در چارچوب زمانی تعیین شده در برنامه بهبود عملکرد ندارند. هدف دوم مستلزم همکاری با یکی از اعضای ارشد تیم برای بررسی خطاها و قضاوت در مورد قابل قبول بودن کیفیت اقدامات کارمنداست.
• معیارها (Metric): تعداد مهلت های تاخیر و کیفیت کار. (ممکن است مورد دوم ذهنی باشد)

 

مثال شماره 3: برای بهره وری

این مثال برای شخصی که در یک موقعیت مدیریتی میانی قرار دارد مناسب است.
بیایید بگوییم که این کارمند مسئول رشد یک برنامه با افزایش تعداد مشترکان است. پس از چند ماه، حداقل تغییر (در صورت وجود) وجود دارد.

• هدف (Goal): برنامه را با تعداد X مشترک افزایش دهید.
• مقصود (Objective): افزایش تعداد مشتریان مشترک برنامه و کاهش تعداد لغو اشتراک.
• اقدام (Action): بهبود کمپین ها، تبلیغ بهتر (یا افزایش) مزایای برنامه و اجرای استراتژی نگهداشت.
• معیارها (Metric): نرخ اشتراک و نرخ لغو اشتراک.

 

مثال شماره 4: برای رفتار غیرحرفه ای

این نوع طرح بهبود عملکرد می‌تواند برای موقعیت‌های مختلف، از بدرفتاری با زیردستان یا همکاران تا تأخیر مداوم و غیبت‌های غیرمجاز ضروری باشد.

• هدف (Goal): رفتار را به طور کامل متوقف کنید.
• مقصود (Objective): به موقع حاضر شوید، با دیگران با احترام رفتار کنید یا در تمام جلسات مورد نیاز شرکت نمایید.
• اقدام (Action): فقط زمانی می توانید غیبت کنید که به دلایل شخصی یا پزشکی مجاز باشد. آموزش رفتار مناسب در محل کار را دریافت کنید.
• معیارها (Metric): برخی از رفتارها به راحتی قابل اندازه گیری می باشند (به عنوان مثال، آیا کارمند هر روز بیش از 5 دقیقه دیرتر نمی آید؟)، موقعیت های دیگر ذهنی تر هستند. برای مثال، ممکن است لازم باشد با زیردستانی صحبت کنید که کار کردن با کارمند برایشان دشوار است.

 

 

نکات کلیدی

برنامه بهبود عملکرد یک استراتژی عالی برای حفظ کارمندی است که اخیراً عملکردش ضعیف بوده است، اما پتانسیل و انگیزه برای باقی ماندن به عنوان یک هم تیمی قوی را در سازمان دارد.

برنامه بهبود عملکرد سندی است که لیستی از نقاط ضعف کارمند و کارهایی که می تواند برای بهبود انجام دهد را نشان می دهد.

برای مثال، برنامه عملیاتی عملکرد (Performance Action Plan) ممکن است مهارت‌ها یا آموزش‌هایی را که کارمند فاقد آن است، به تفصیل شرح دهد. از طرف دیگر، می تواند مشخص کند که چگونه کارمند باید رفتار خود را تغییر دهد. در هر صورت در برنامه بهبود عملکرد به وضوح مراحلی را که کارمند باید انجام دهد تا توسعه لازم را در بخش هایی که در آنها ضعف دارد بهبود دهد، بیان می کند.