مهارت های پایه ای مورد نیاز برای مدیریت تیم

شما به تازگی شغل جدیدی به عنوان یک مدیر پیدا کرده اید. یا شاید به تازگی وظیفه جمع آوری یک تیم جدید به شما داده شده است.

در هر صورت، چه تیم شما از قبل وجود داشته باشد و چه مسئولیت ایجاد آن بر عهده شماست، سوال مهم این است که حالا بایستی چه اقداماتی را انجام دهید؟

این مقاله به برخی از کارهای کلیدی می پردازد که مدیران تیم برای پیشرفت و موفقیت تیمشان باید انجام دهند. این مهارتها از انتخاب افراد مناسب و تصمیم گیری در مورد اینکه چه کسی چه کاری انجام می دهد تا برقراری ارتباط با افراد، توسعه و ایجاد انگیزه تیم را شامل می شود. همچنین برخی از رایج ترین دام هایی که باید از آنها اجتناب شود را پوشش می دهد.

بطور خلاصه مجموعه مهارتهای مدیریت تیم که بایستی بعنوان شخصی که این مسئولیت را پذیرفته بدانید، در اینجا گفته شده است.

اول نکات کلیدی و مهم

اما قبل از آن، بهتر است با برخی از تعاریف مفید، مانند اینکه مدیریت دقیقا چیست؟ و چه تفاوتی با رهبری دارد؟ آشنا شوید.

 

یک نقطه شروع خوب این نقل قول است که می گوید: “رهبران افرادی هستند که کارهای درست را انجام می دهند؛ مدیران افرادی هستند که کارها را به درستی انجام می دهند.”

 

وارن جی بنیس

 

رهبری شامل ایجاد چشم اندازی قانع کننده از آینده، انتقال آن چشم انداز، و کمک به مردم برای درک و تعهد به آن است. از سوی دیگر، مدیران مسئول اطمینان از اجرای کارآمد و موفقیت آمیز چشم انداز هستند.

البته، این دو نقش با هم همپوشانی دارند – و برای اینکه کاملاً مؤثر باشند، باید هر دو نقش را ایفا کنید. با این حال، تمرکز این مقاله بر مهارت‌ها و مسئولیت‌های خاص مدیران و ابزارهای در دسترس آنهاست. از این گذشته، هیچ فایده‌ای ندارد که مردم را به کار در جهت یک چشم‌انداز افسانه‌ای از آینده تشویق کنید.

 

اهمیت تفویض اختیار

اولویت اصلی مدیران تیم، تفویض اختیار است. مهم نیست چقدر ماهر هستید، کارهای بسیار زیادی وجود دارد که بایستی خودتان بعنوان مسئول تیم انجام دهید. با داشتن یک تیم پشت سرتان، می‌توانید اقدامات بیشتری انجام دهید: به همین دلیل است که بسیار مهم است که به طور مؤثر تفویض اختیار کنید!

تفویض اختیار موفقیت آمیز با تطبیق افراد و وظایف شروع می شود، بنابراین ابتدا باید توضیح دهید که نقش و اهداف تیم شما چیست. یک راه خوب برای انجام این کار، تنظیم یک منشور تیم است که هدف تیم و نحوه عملکرد آن را مشخص می کند. این نه تنها به شما کمک می کند که تیم خود را به یک شروع عالی تشویق می کنید، بلکه می تواند برای بازگرداندن تیم به مسیر در صورت انحراف از مسیر مفید باشد.

تنها در این صورت است که در موقعیتی خواهید بود که مجبور می شوید به مهارت ها، تجربه و شایستگی های درون تیم خود فکر کنید و شروع کنید به تطبیق افراد با وظایف. در مورد تخصیص و نحوه انجام این کار، و نحوه مقابله با چالش های دنیای واقعی بایستی مطالعه کنید و در مورد مواردی همچون مدیریت شکاف بین مجموعه مهارت های اعضای تیم، اطلاعات لازم را کسب کنید.

 

ایجاد انگیزه در تیم

یکی دیگر از وظایف و مهارت های کلیدی شما به عنوان یک مدیر ایجاد انگیزه در اعضای تیم است.

تئوری X و تئوری Y دو رویکرد بسیار متفاوت به انگیزه را توضیح می دهد که به فرضیات اساسی شما در مورد افرادی که برای شما کار می کنند بستگی دارد. اگر معتقدید که آنها ذاتا تنبل هستند، به نظریه X اعتقاد دارید، در حالی که اگر معتقدید که بیشتر آنها خوشحال و مایل به کار هستند، به نظریه Y گرایش خواهید داشت. مطمئن شوید که این نظریه ها را کاملاً درک کرده اید – آنها اساساً در نحوه برخورد شما با اعضای تیم تأثیر خواهند گذاشت و موفقیت شما در ایجاد انگیزه در افراد بهبود می بخشند.

این مدل ها به شما کمک می کند تعدادی از رویکردهای اصلی انگیزش را بیاموزید – نظریه انگیزاننده ها و بهداشت روانی هرزبرگ، نظریه انگیزه انسانی مک کللند و نظریه سه عامل سیروتا بسیار مفید هستند.

هر رویکردی را که ترجیح می دهید اتخاذ کنید، باید در نظر داشته باشید که افراد مختلف در مورد انگیزه نیازهای متفاوتی دارند. برخی از افراد به شدت خودانگیخته هستند، در حالی که برخی دیگر بدون ورودی مدیریتی عملکرد ضعیفی دارند. از مقاله ما در مورد انگیزه پیگمالیون برای درک نحوه مدیریت این گروه های مختلف افراد استفاده کنید.

 

توسعه تیم

تیم ها متشکل از افرادی هستند که دیدگاه ها و توانایی های متفاوتی دارند و افراد تشکیل دهنده تیم در مراحل مختلفی از زندگی کاری خود هستند. برخی ممکن است متوجه شوند که وظایفی که به آنها اختصاص داده اید چالش برانگیز است و ممکن است نیاز به پشتیبانی داشته باشند. برخی دیگر ممکن است در کاری که انجام می دهند کارکُشته باشند و ممکن است به دنبال فرصت هایی برای گسترش مهارت های خود باشند. در هر صورت، این مسئولیت شماست که همه افراد تیم خود را توسعه دهید.

مهارت های شما در این جنبه از مدیریت، موفقیت بلندمدت شما به عنوان یک مدیر را مشخص می کند. اگر بتوانید به اعضای تیم کمک کنید تا در کاری که انجام می دهند بهتر شوند، مدیری خواهید بود که مردم آرزوی کار کردن برای او را دارند و همچنین کمک بزرگی به سازمان خود خواهید کرد.

موثرترین راه برای توسعه افراد این است که اطمینان حاصل کنید که به طور منظم بازخوردهایی را به اعضای تیم خود می دهید. بسیاری از ما از دادن بازخورد نگران هستیم، به خصوص زمانی که بازخورد های ما دارام تِم منفی است. با این حال، اگر به طور منظم بازخورد بدهید و فیدبک دریافت کنید، عملکرد همه اعضای تیم به مرور زمان بهبود خواهد یافت.

 

برقراری ارتباط و کار با تیم خود و با دیگران

مهارت‌های ارتباطی برای موفقیت در هر نقشی تقریباً ضروری است، اما مهارت‌ها و تکنیک‌های خاصی وجود دارد که شما به‌عنوان مدیر بیشتر از یک کارمند معمولی از آن‌ها استفاده خواهید کرد. اینها تحت دو عنوان اصلی دسته بندی می شوند: برقراری ارتباط با اعضای تیم، و ارتباط با افراد خارج از تیم.

 

برقراری ارتباط با افراد تیم

به عنوان یک مدیر تیم، احتمالاً در جلسات منظم و همچنین جلسات پیش بینی نشده ریاست خواهید کرد. به خاطر داشته باشید که تقریبا انواع جلسات، و به ویژه جلسات معمولی، به اتلاف وقت افراد و مخصوصا مدیران مشهور هستند، بنابراین بسیار مهم است که مهارت برگزاری جلسات موثر را کسب کنید.

بسیاری از جلسات شامل جلسات طوفان فکری است. به عنوان یک مدیر تیم، اغلب باید دراین جلسات نقش تسهیل گر را بازی کنید، بنابراین بایستی در انجام این کار مهارت داشته باشید.

گوش دادن فعال یکی دیگر از مهارت های مهم برای مدیران و دیگر افراد تیم است. هنگامی که شما مسئول هستید، می توان به راحتی فکر کرد که می دانید دیگران چه می گویند، یا اینکه گوش دادن اهمیت کمتری دارد، زیرا به هر حال به راه حلی فکر کرده اید.

بایستی مراقب باشید که در این دام نیفتید اکثر مدیران خوب شنوندگان فعالی هستند. این مهارت به آنها کمک می کند مشکلات را زود تشخیص دهند از سوء تفاهمات پرهزینه جلوگیری کنند و در تیم خود اعتماد ایجاد کنند.

 

برقراری ارتباط با افراد خارج از تیم

رئیس شما احتمالاً مهمترین فردی است که باید با او ارتباط برقرار کنید. برای درک کامل آنچه رئیستان از شما و تیمتان می‌خواهد، وقت بگذارید. اگر دقیقاً بدانید که او چه چیزی را دوست دارد و ترجیح می‌دهد چگونه ارائه شود، بهتر می‌توانید با تأیید او روبرو شوید.

از اینکه از رئیستان بخواهید که شما را کوچ یا راهنمایی کند نترسید: معمولاً می توانید چیزهای زیادی از او بیاموزید، اما او ممکن است در انجام این کار فعال نباشد. اگر برای مشاوره به رئیس خود مراجعه می کنید، مطمئن شوید که تا آنجا که می توانید به همه چیز فکر کرده اید. موضوع را با خلاصه ای از تفکر خود ارائه کنید و سپس بگویید کجا به کمک او نیاز دارید.

همچنین، به عنوان یک مدیر، بخشی از کار شما این است که مراقب تیم خود باشید و از آن در برابر فشارهای نامعقول محافظت کنید. مهارت هایی مانند قاطعیت و مذاکره برد-برد را بیاموزید، به طوری که می توانید کار را کنار بگذارید یا در مورد منابع اضافی مذاکره کنید.

بخش دیگری از کار شما مدیریت نحوه تعامل تیم شما با گروه های دیگر است. از تجزیه و تحلیل ذینفعان برای شناسایی گروه هایی که باید با آنها سر و کار داشته باشید استفاده کنید. سپس با این افراد صحبت کنید تا بفهمید آنها از شما چه می خواهند و چه کاری می توانند برای کمک به شما انجام دهند.

 

 

نکات کلیدی

هنگامی که از یک کارمند به یک مدیر سازمانی ارتقاء پیدا می کند، باید مجموعه جدیدی از مهارت ها را در خود توسعه دهد و از ابزارها و تکنیک های جدید استفاده کنید. اینها به شما در انجام فعالیت های مدیریتی کلیدی سازماندهی، ایجاد انگیزه، توسعه و برقراری ارتباط با تیم خود کمک می کنند.

مهمتر از همه، یاد بگیرید که چگونه به طور مؤثر تفویض اختیار کنید. و اینکه چگونه به افراد انگیزه دهید، اعضای تیم را توسعه دهید، با افراد داخل و خارج از تیم خود ارتباط موثر برقرار کنید و نظم و انضباط را به طور موثر مدیریت کنید.
و مطمئن شوید که از اشتباهاتی که بسیاری از مدیران جدید مرتکب می شوند اجتناب کنید!