اولین قدم های خود را به سمت یک رابطه کاری مثبت در ملاقات با تیم جدیدتان بردارید

وقتی با تیم جدید خود ملاقات می کنید، اولین تاثیر فوق العاده ای را ایجاد کنید.

به عنوان یک مدیر، ملاقات با یک تیم جدید برای اولین بار می تواند کمی چالش برانگیز باشد. شما می خواهید اطمینان حاصل کنید که جلسه بدون مشکل برگزار می شود و رهبری خود را تثبیت می کنید، اما باید حواستان باشد که این کار را بدون تخریب فرهنگ یا پویایی تیم، یا زیر پا گذاشتن دستاوردهای آنها انجام دهید.

رسمی بودن بیش از حد می تواند فاجعه بار باشد، اما عدم ایجاد درجه مناسب از اقتدار نیز می تواند فاجعه بار باشد. با این حال، برای اینکه بتوانید بیشترین اثرگذاری را داشته باشید، یک جلسه معارفه غیررسمی می تواند فرصتی عالی برای آشنایی و ملاقات با تیم شما، ایجاد حس اعتماد با اعضای تیم و احترام متقابل را در بر داشته باشد.

 

ملاقات با یک تیم جدید برای اولین بار

پنج مرحله زیر به موفقیت در اولین جلسه شما با تیم جدید کمک زیادی می کند.

 

1. درباره تیم جدید خود اطلاعاتی کسب کنید

اگر یک پرتال شرکتی با مشخصات کارکنان وجود دارد، مهارت‌ها و دستاوردهای حرفه‌ای تیم خود و هر گونه اطلاعات مرتبط دیگر را بخوانید. اگر نه، شاید وب سایت سازمان دارای صفحه «درباره ما» یا «مشاهده با تیم» باشد. در صورت لزوم، از قبل با اعضای تیم در لینکدین ارتباط برقرار کنید. در غیر این صورت، سعی کنید با واحد منابع انسانی صحبت کنید و ببینید آیا می تواند جزئیاتی در مورد تیم به شما ارائه دهد.

سعی کنید چهره، نام و زادگاه افراد را به خاطر بسپارید. اگر در به خاطر سپردن نام ها مشکل دارید، از تداعی چهره استفاده کنید که در آن بین یک نام و یک ویژگی منحصر به فرد ارتباط برقرار می کنید. سعی کنید یاد بگیرید چگونه نام افراد را به درستی تلفظ کنید.

در صورت امکان، قبل از اینکه نقش جدید خود را به عهده بگیرید، یک گفتگوی غیررسمی با رئیس خود و مدیر قبلی تیم داشته باشید. شما می توانید بینش مدیر قبلی را در مورد تیم به طور کلی به دست آورید و در مورد هر گونه چالشی که باید از آن آگاه باشید مطلع شوید.

هنگام آماده شدن برای ملاقات با تیم خود، فرهنگ سازمانی جاری را در نظر داشته باشید. این به شما کمک می کند تا در جلسه معارفه خود به درستی عمل کنید و به طور موثر با افراد تیم ارتباط برقرار کنید. مجدداً، در صورت امکان، با مدیر قبلی تیم در مورد برداشت آنها از فرهنگ شرکتی صحبت کنید، تا ایده ای از باورها و رفتارهایی داشته باشید که احتمالاً با آنها روبرو خواهید شد.

 

نکته

این امکان وجود دارد که اعضای تیم جدید شما همکاران سابق شما باشند. مدیریت همکارانی که در گذشته با شما هم رده بوده اند، ممکن است دشوار باشد، و برای اینکه بتوانید در این مسیر موفق شوید بایستی روابط خود را از نو بازنگری کنید و در صورتی که از قبل مشکلاتی وجود داشته است، این مسئله نباید بر تصمیمات جدید شما تاثیر بگذارد.

 

2. فضای جلسه را آماده کنید

اگر حضوری با افراد تیم ملاقات می کنید، یک فضای خنثی مانند اتاق جلسه را انتخاب کنید. صندلی، دما و نور را در نظر بگیرید تا افراد در اتاق حس راحتی داشته باشند. این موضوع می تواند به کاهش استرس و تقویت ارتباط شما با تیم جدید کمک می کند.

اگر جلسه شما آنلاین است، سعی کنید قبل از شروع جلسه یک بار همه چیز را تست کنید تا در زمان جلسه مشکلی در خصوص ابزار ارتباطی آنلاینتان وجود نداشته باشد. چون مشکلات این چنینی می تواند باعث ایجاد استرس برای شما و خارج شدن مسیر جلسه از روال عادی و در نهایت عدم موفقیت شما در تاثیر گذاری مورد نظر در جلسه اول شود.

 

3. اولین جلسه ملاقات با تیم جدید را کوتاه و رسمی نگه دارید

قبل از شروع جلسه، به تیم خود اطلاع دهید که قرار است یک جلسه آشنایی سریع برگزار شود، بنابراین دستور کاری وجود نخواهد داشت.

وقتی وارد اتاق شدید، کمی در مورد خودتان توضیح دهید. استفاده از داستان سرایی کسب و کار را برای ارتباط با ارزش های خود و آنچه می خواهید به دست آورید در نظر بگیرید. در این مرحله، نیازی نیست در مورد برنامه های خود با عمق زیاد بپردازید .این می تواند بعداً در یک جلسه رسمی تر و با برنامه کاری مشخص برای افراد مرتبط رخ دهد.

اکنون که خود را معرفی کردید، توضیح دهید که با هر یک از اعضای تیم جلساتی انفرادی ترتیب خواهید داد تا بتوانید به صورت جداگانه با آنها آشنا شوید. به افراد تیم تان اطلاع دهید که پس از انجام این دیدارهای انفرادی، یک جلسه رسمی برای کل تیم و برنامه ریزی کارهایی که قرار است انجام دهید، برگزار خواهید کرد.

همچنین شفاف بگویید که 90 روز اول را صرف یادگیری در مورد تیم و نحوه عملکرد آن خواهید کرد. اشاره کنید که ممکن است بخواهید تغییراتی ایجاد کنید، اما تا زمانی که نقاط قوت و ضعف تیم را به درستی نمی دانید، تغییری در ساختار فعلی ایجاد نمی کنید.

توصیه متداول برای مدیران جدید این است که اندکی پس از ورود به یک نقش، به دنبال “پیروزی سریع” باشند. به هر حال به دنبال فرصتی برای بهبود کارها باشید، اما سعی کنید این کار را بدون ایجاد تغییرات گسترده در سیستم‌ها یا فرآیندهایی که از قبل وجود دارند انجام دهید. ممکن است ساختار فعلی که به دلایلی که برای شما هنوز شفاف نیست وجود داشته باشد، بنابراین مراقب تغییراتی که در این ساختار می دهید باشید. زیرا ممکن است به جای دستیابی به پیروزی سریع، شکست بدی منتظرتان باشد.

بقیه جلسه را صرف یادگیری در مورد تیم جدید خود کنید. به افرادتیم تان این فرصت را بدهید که در مورد شما نیز سوال بپرسند. به این موارد کاملاً پاسخ دهید، اما سعی کنید با هدایت مکالمه به سمت اهداف مشترک خود، فروتنی نشان دهید، نه اینکه روی دستاوردهای خود تمرکز کنید.

 

 

نکات کلیدی

اولین ملاقاتی که با تیم جدید خود دارید، لحن رابطه شما با تیم را تعیین می کند. اولین جلسه ای که به خوبی اداره می شود می تواند اعتماد به رهبری شما را القا کند، به شما در ایجاد روابط کمک کند و تأثیر مثبتی بر تعاملات آینده داشته باشد.

بنابراین، آمادگی کامل بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که از قبل کمی در مورد افرادی که ملاقات می کنید و فرهنگ آنها می دانید.

جلسه را در محیطی راحت و خنثی برگزار کنید. اگر جلسه مجازی است، قبل از شروع، موارد فنی را برطرف کنید تا به مشکل جدی تبدیل نشوند.

اولین جلسه را غیررسمی نگه دارید، اما در روزهای آینده یک جلسه یک به یک و یک جلسه تیم رسمی تر را برنامه ریزی کنید.

گوش دادن فعال را تمرین کنید، بهترین رفتار را الگوبرداری کنید و از صحبت های کوچک برای شروع ایجاد روابط با اعضای جدید تیم خود استفاده کنید.