آیا تا به حال برای رساندن پیام خود دچار مشکل شده اید؟

شاید شما سعی کرده اید یک پروژه پیشگامانه ارائه دهید، یا یک جلسه سازمانی را اداره می کردید، یا نیاز به یک ارائه قانع کننده داشته اید. شما در این زمان ها بهترین تصویر را از خودتان به نمایش گذاشتید، اما تنها چیزی که به دست آوردید، نگاه‌های خالی و سکوت‌های ناخوشایند بود.

به احتمال زیاد، چیزی که می‌خواستید بگویید، اشتباه زیادی نداشته است. فقط باید روی نحوه بیان آن کار کنید. در این مقاله، با پرداختن به شش حوزه ارتباطی، به شما کمک می کنیم تا ارتباط همه جانبه بهتری داشته باشید:

1. درک اصول و مفاهیم پایه ای مهارتهای ارتباطی
2. برنامه ریزی برای ارتباطات خود
3. برقراری ارتباط قدرتمند در نوشتن
4. برقراری ارتباط موثر چهره به چهره
5. برگزاری جلسات سازنده
6. داشتن ارائه های عالی

 

1. درک اصول و مفاهیم پایه ای مهارتهای ارتباطی

با توجه به وجود گستره وسیعی از کانال‌های ارتباطی موجود، مانند ایمیل‌ها، مطالب بازاریابی، ارائه‌ها و سایر اشکال نوشتاری و گفتاری، اتخاذ یک رویکرد سیستماتیک برای ارتباطات مهم است.

یک نقطه خوب برای شروع، استفاده از چرخه ارتباطات است، که اصول استفاده از هر رسانه را پوشش می دهد. این یک چرخه یک فرآیند شش مرحله ای را برای سازماندهی و ارائه یک پیام و سپس یادگیری از بازخوردی که دریافت می کنید، است.

به یاد داشته باشید، ارتباط یک فرآیند دو طرفه است: علاوه بر صحبت کردن یا ارائه پیام، گوش دادن به پاسخ طرف مقابل نیز مهم است. می‌توانید مهارت‌های شنیداری خود را آزمایش کنید. فهمیدن اینکه در این مهارت چقدر خوب هستید، کمک‌های زیادی به شما می کند تا درک شما از آنچه که مردم سعی دارند به خاطرش با شما ارتباط بر قرار نمایند، تقویت شود.

برای مثال، می‌توانید یاد بگیرید که چگونه همدلانه گوش دهید، که نشان‌دهنده توجه و درک شما از آنچه گفته می‌شود، است. همچنین این مهارت می تواند به گوش دادن فعال کمک کند، که شامل به تعویق انداختن قضاوت تا زمانی است که همه چیزهایی را که طرف مقابل می گوید شنیده باشید.

همانطور که این مهارت ها را به دست می آورید، متوجه خواهید شد که توسعه مهارت های ارتباطی شما به همان اندازه که به بهبود کیفیت روابط شما کمک می کند، به کیفیت ارائه شما نیز کمک می کند.

موفقیت در تجارت اغلب به توانایی شما در درایت، توسعه همدلی و تلاش برای قدردانی از دیدگاه دیگران بستگی دارد. هر چه بیشتر به تفاهمات مشترک با همکاران و مشتریان برسید، بهتر می توانید با آنها ارتباط باکیفیت ایجاد کنید. در مجموع، این مهارت‌ها می‌توانند محل کار شما را شادتر، منسجم‌تر و سازنده‌تر کنند.

 

2. برنامه ریزی برای ارتباطات خود

هدف از برنامه ریزی ارتباطات، رساندن پیام درست به افراد مناسب، از راه صحیح است. ساده به نظر می رسد، اما بسیاری از مردم در برنامه ریزی صحیح ارتباطات خود ناکام هستند. این امر می تواند منجر به سوء تفاهم، ناامیدی و فرصت های از دست رفته شود.

یکی از رویکردهای موثر برای مهارتهای ارتباطی استفاده از چارچوب استراتژی برای شناسایی و درک مخاطبان و فکر کردن در مورد بهترین راه رسیدن به آن است. حدس و گمان نزنید هوشمندانه به آنچه مخاطب شما به آن نیاز دارد گوش دهید. سوالات درست را به روش درست بپرسید تا در مرحله برنامه ریزی تا حد امکان اطلاعات بیشتری کسب کنید.

هنگامی که آماده نوشتن پیام خود هستید، از ابزارهایی مانند مثلث بلاغی استفاده کنید تا انتظارات افراد، زمینه پیام و جایی می خواهید پیام شما به آن برسد را در نظر بگیرید. همچنین، می توانید از توالی انگیزه مونرو برای جلب توجه مخاطبان خود و ایجاد یک دعوت به اقدام متقاعد کننده استفاده کنید.

همچنین می توانید سعی کنید احساسات مردم را با داستان سرایی درگیر کنید. این یک تکنیک قدرتمند و متقاعد کننده است که می تواند هم برای اطلاع رسانی به مخاطب و هم برای ایجاد زمینه های مشترک استفاده شود.

در انتخاب رسانه یا سبکی که انتخاب می کنید، به یاد داشته باشید که پیام خود را ساده نگه دارید و از استفاده از اصطلاحات تخصصی خودداری کنید. اطلاعاتی را که ارائه می‌دهید کاملاً سازمان‌دهی شده در بخش‌های مستقلی که به راحتی قابل درک هستند، نگه دارید و بگذارید سادگی و وضوح، راهنمای شما باشد.

 

3. برقراری ارتباط قدرتمند در نوشتن

هیچکس نمی‌خواهد زمان خود را برای رمزگشایی ایمیل هایی که بد نوشته شده، گزارش‌های نامتعارف یا پیام‌های بیش از حد پیچیده تلف کند. به همین دلیل است که مهارت های نوشتاری موثر ضروری است.

ارتباطات نوشتاری شما با بسیاری از پیام‌های دیگر رقابت می‌کند، بنابراین باید توجه خوانندگان خود را جلب کنید و اطمینان حاصل کنید که آنها اطلاعات مهم را در سریع‌ترین زمان ممکن دریافت می‌کنند. اینجاست که نوشتن به سبک هرم وارونه مفید است، زیرا نکات کلیدی را در بالای پیام شما قرار می دهد.

مختصر بودن، وضوح پیام و استفاده از خطوط موضوعی هوشمند، استراتژی‌های ضروری برای ایمیل مؤثر هستند. از سر و صدا کردن، استفاده از لحن نامناسب و سایر اشتباهات رایج خودداری کنید. این توصیه در مورد پیام رسان های سازمانی و یا شبکه های اجتماعی و ابزار های چَت نیز صدق می‌کند، اما باید در این مورد حتی مختصرتر باشید، زیرا خواندن و هضم بلوک‌های متن طولانی در پیام رسان ها و ابزار های چَت دشوار است.

نوشته‌های طولانی‌تر، مانند گزارش‌های تجاری، نیز باید به‌طور واضح و منطقی سازماندهی شوند، به طوری که خواننده دقیقاً بداند کجا باید اطلاعات مورد نیاز خود را جستجو کند و با انبوهی از داده‌های بدون ساختار سردرگم نشود.

 

4. برقراری ارتباط موثر چهره به چهره

ارتباط چهره به چهره بهترین فرصت برای ایجاد روابط خوب و تعامل شخصی با افراد است.

استفاده از صحبت های کوچک می تواند طرف مقابل را راحت کند، اما حتما به پاسخ های او با دقت گوش دهید. آنها می توانند در مورد علایق و ارزش های او چیزهای زیادی به شما بیاموزند و شما می توانید یاد بگیرید که از چه زبانی برای ایجاد رابطه استفاده کنید.

ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که شما در یک سخنرانی غافلگیر شوید، برای مثال اگر مجبور شوید به یک سوال غیرمنتظره پاسخ دهید، یا از شما خواسته شود که یک سخنرانی کوتاه مدت داشته باشید.
مهارت‌های صحبت بداهه، می‌توانند به شما کمک کنند تا با اطمینان این موقعیت‌ها را مدیریت کنید.

به طور مشابه، ممکن است فرصتی غیرمنتظره برای ارائه محصول یا خدمات خود به یک مشتری بالقوه داشته باشید. در حالی که ممکن است برای این رویارویی آماده نشده باشید، اما اگر به روشهای سخنرانی آسانسوری و ابزارهای قانع کننده مسلط باشید، می توانید از این فرصت استفاده کنید.

بایستی بدانید که شما قبل از گفتن جملات با ظاهر و زبان بدن خود ارتباط برقرار می کنید، بنابراین مهم است که اولین تاثیر گذاری خوبی داشته باشید. در واقع، زمانی که مردم در مورد احساسات و عواطف خود صحبت می کنند، بخش کلامی پیام آنها ممکن است به کمتر از هفت درصد از کل پیام برسد. یک فرد ماهر در زمینه ارتباطات، هم در زمینه گفتار و هم استفاده از زبان بدن و دادن سرنخ های بصری را برای تقویت پیام خود فرا گرفته است و در زمانهای مناسب از آنها استفاده می کند.

 

5. برگزاری جلسات سازنده

یک جلسه می تواند جایی برای به اشتراک گذاشتن ایده های عالی، تصمیم گیری های جسورانه و الهام بخشیدن به یکدیگر باشد. با این حال، در سازمان‌هایی که با افراد رفتار نامناسبی می‌شود، اغلب افراد حضور در این جلسات را وقت تلف کردن می دانند. برای برگزاری یک جلسه موثر به مجموعه خاصی از مهارت های ارتباطی نیاز دارند.

به احتمال زیاد در جلساتی شرکت کرده اید که سخنران از موضوع اصلی منحرف شده است، هدف مشخصی نداشته یا تحت سلطه شرکت کنندگان سرسخت بوده است. این مدل از برگزاری جلسات می تواند خسته کننده، ملال آور و غیرمولد باشد.

غالباً بین توجه به جزئیات و ساده نگه داشتن جلسات تعارض وجود دارد. در نتیجه، هر جلسه بر اساس برنامه ریزی انجام نمی شود. اگر افراد در جلسات شما تمایل به دور شدن از موضوع اصلی را دارند، می توانید از Dialogue Mapping برای “بازگرداندن نظم” استفاده کنید. این روش شامل استفاده از یک تسهیل کننده است که ایده ها و نظرات جدید را روی تخته سفید یا برگه ای ثبت می کند. داشتن سابقه مطالب گفته شده برای جلسات آینده مفید است. همچنین وقتی افراد گفته هایشان را مکتوب می بینند احساس می کنند که نکات آنها شنیده شده است و نیازی به تکرار آنها ندارند.

 

 

نکات کلیدی

بهترین مهارت ارتباطی گوش دادن فعالانه است، افراد با مهارت ارتباطی بالا به مردم الهام می‌بخشند، به آنها کمک می‌کنند تا اقدامات مؤثری انجام دهند و موانع درکشان را موضوعات شناسایی و برطرف کنند. متأسفانه، ارتباطات مؤثر در تجارت آنطور که باید رایج نیست. به احتمال زیاد، همه ما از پیام های نامفهوم و پر از اصطلاحات گیج و ناامید شده ایم.
با این حال، با تمرکز بر این شش حوزه مهارت کلیدی، هر کسی می تواند سفر خود را برای تبدیل شدن به یک فرد ماهر در زمینه مهارتهای ارتباطی آغاز کند.