ساختار سازمانی ابزاری است که بخش های مختلف از یک سازمان را با یکدیگر همسو می کند و ارتباطات آنها را با یکدیگر تعیین می نماید، بنابراین یک ساختار سازمانی بهینه می تواند منجر به حداکثر رسیدن عملکرد سازمان گردد.

ساختار انتخاب شده بر موفقیت سازمان در اجرای استراتژی و اهداف آن تأثیر می گذارد. تیم رهبری ارشد سازمان بایستی با توجه به ویژگی ها، مزایا و محدودیت های ساختارهای سازمانی مختلف، بهترین انتخاب در راستای همسویی استراتژیک بخش های مختلف سازمان داشته باشد.

در واقع ساختار سازمانی روشی است که به وسیله آن گردش کار در یک سازمان به جریان می افتد. این ساختار به افراد در واحدهای مختلف سازمان دهد تا در انجام وظایف فردی خود با یکدیگر همکاری داشته باشند تا بتوانند درخواست های مدیریت ارشد سازمان را محقق کنند.

ساختار سازمانهای سنتی معمولاً رسمی تر هستند، گروه بندی کارکنان بر اساس عملکرد مشترک آنهاست. بطور مثال: امور مالی، خط تولید و…
ساختارهای سنتی معمولا انعطاف پذیری پایین تری دارند و توانایی واکنش سریع به تغییرات فضای کسب و کار را ندارند.

ساختارهای سازمانی از دهه 1800 تکامل یافته است. در انقلاب صنعتی، افراد برای اتصال قطعات در تولید محصول و خط مونتاژ سازماندهی شدند.

نظریه مدیریت علمی فردریک تیلور روش انجام وظایف را بهینه کرد، بنابراین کارگران تنها یک کار را به کارآمدترین روش انجام دادند. در قرن بیستم، جنرال موتورز پیشگام یک طراحی سازمانی انقلابی بود که در آن هر بخش بزرگ خودروهای خود را می ساخت.

با پیشرفت تکنولوژی و تغییر نیاز شرکت ها ساختارهای سازمانی به سرعت در حال تغییر هستند و مدل هایی همچون ساختار سازمانی برای سازمان های مجازی و یا ساختارهای انعطاف پذیربه سرعت در حال توسعه می باشند.

از آنجایی که شرکت‌ها به تکامل خود ادامه می‌دهند و حضور جهانی خود را گسترش می‌دهند، سازمان‌های آینده ممکن است دارای ساختار سازمانی سیال، با مالکیت اعضا و رویکردی کارآفرینانه را در بین همه تیم گسترش دهند.

ویژگی بارز یک سازمان هماهنگ، توانایی آن برای انطباق و بازتعریف فرایندها در صورت نیاز است. برای اطمینان از تداوم بلندمدت، یک سازمان باید ساختار خود را متناسب با واقعیت های اقتصادی جدید بدون کاهش قابلیت های اصلی و تمایز رقابتی تنظیم کند. همسویی مجدد سازمانی شامل از بین بردن شکاف های ساختاری است که مانع عملکرد صحیح سازمان می شود.

 

مشکلات ایجاد شده توسط یک ساختار سازمانی ناسازگار

سازماندهی مجدد و سریع واحدها و بخش ها ی کسب و کاری می تواند منجر به ایجاد یک ساختارهای سازمانی ناکارآمد و نامناسب شود که با استراتژی سازمان و مسیر کسب و کار هماهنگ نیست. بنابراین سازماندهی مجدد ضعیف ممکن است مشکلات زیادی را برای کسب و کار ایجاد کندکه می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• شکاف‌های ساختاری در نقش‌ها، فرآیندهای کاری، مسئولیت‌پذیری‌ها و گردش اطلاعاتی حیاتی در سازمان می‌تواند زمانی رخ دهد که شرکت‌ها سطوح میانی مدیریت را بدون حذف کار، از بین ببرند و کارمندان را مجبور به پذیرش مسئولیت‌های اضافی کنند که بعضا در آن بی تجربه هستند.
• مشکلات ظرفیت ساختار، توانایی و چابکی سازمانی کاهش می دهد که باعث می شود:
  1. کارکنان سطوح پایین‌تر که در زمان حذف مدیریت میانی وارد کار می‌شوند، برای انجام وظایف مورد نیاز مجهز نباشند.
  2. زمانی که مدیران سطوح بالاتر باید مسئولیت‌های استراتژیکی و اجرایی بیشتری را بر عهده بگیرند، این کار منجر به کاهش کیفیت رهبری آنها در سطح سازمان می شود.
• سازماندهی نادرست و پرسنل نامناسب می تواند بر ساختار هزینه، جریان نقدینگی و توانایی ارائه کالا یا خدمات شرکت تأثیر بگذارد. سازمان های چابک می توانند به سرعت افراد را برای پوشش دادن نیازهای در حال تغییر کسب و کار در سازمان مستقر کنند. با این حال، با کاهش منابع، اکثر کارکنان سازمان‌ها تنها می‌توانند بر مسئولیت‌های با اولویت بالای خود تمرکز کنند و زمان، انرژی یا تمایل کمی برای کار خارج از محدوده شغلی فعلی خود باقی بگذارند. در نهایت، کاهش ظرفیت و تاخیر در زمان پاسخ به درخواست مشتریان، می تواند بر توانایی سازمان برای ماندن در بازار رقابت تاثیر می گذارد.
• کاهش مشارکت نیروی کار می تواند منجر به کاهش کیفیت خدمات، کاهش وفاداری مشتری و محدود شدن عملکرد سازمانی در نهایت اُفت ارزش سهامداران شود.

 

اهمیت همراستایی ساختار با استراتژی کسب و کار

کلید عملکرد سودآور میزان همسویی چهار عنصر تجاری است:

• رهبری: افرادی که مسئول توسعه و استقرار استراتژی و نظارت بر نتایج هستند.
• سازمان: ساختار، فرآیندها و عملیاتی که استراتژی توسط آنها به کار گرفته می شود.
• شغل ها: نقش ها و مسئولیت های لازم.
• تیم: تجربه، مهارت ها و شایستگی های مورد نیاز برای اجرای استراتژی.

درک وابستگی متقابل این عناصر تجاری و نیاز آنها به انطباق سریع و استراتژیک با تغییرات برای موفقیت در سازمان با عملکرد بالا ضروری است. وقتی این چهار عنصر با هم هماهنگ باشند، احتمال عملکرد فوق‌العاده بیشتر است.

دستیابی به همسویی و حفظ ظرفیت سازمانی نیازمند زمان و تفکر انتقادی است. سازمان‌ها باید نتایجی که از ساختار ها یا فرآیندهای جدید ناشی می شود، شناسایی کنند. این مسیر معمولاً مستلزم تنظیم مجدد موارد زیر است:

• کدام کار از نظر مأموریت سازمان حیاتی است، و یا می تواند حجم آن کاهش یابد یا باید بطور کلی حذف شود.
• الزامات نقش های موجود بطور مشخص استخراج شود و این در حالی است که نقش های جدید یا اصلاح شده ضروری را شناسایی می کنید.
• شاخص های کلیدی و مسئولیت پذیری
• گردش صحیح اطلاعات حیاتی در سازمان
• اختیار تصمیم گیری بر اساس سطوح سازمان

 

عناصر کلیدی ساختارهای سازمانی

پنج عنصر، ساختار سازمانی را ایجاد می کنند:

• طراحی شغل
• واحد سازمانی
• تفویض اختیار
• حیطه نظارت
• سلسه مراتب

این عناصر یک نمودار سازمانی را شکل میدهند که در خودش ساختار سازمانی را در بر دارد.
«واحد سازمانی» به روشی که یک سازمان مشاغل خود را برای هماهنگ کردن کارها ساختار می دهد، اشاره دارد.
«حیطه نظارت» به معنای تعداد افرادی است که به یک مدیر گزارش می دهند.
«سلسله مراتب» به یک خط اقتدار در لایه های مختلف این ساختار اشاره دارد.

استراتژی تمرکز یا عدم تمرکز مدیریتی شرکت بر ساختارهای سازمانی نیز تأثیر می گذارد. «متمرکز شدن»، به معنای آن است که اختیارات تصمیم‌گیری به سطوح بالاتر مدیریت محدود می‌شود، و معمولاً به ساختار هرمی منتهی می‌شود. زمانی که اهداف و استراتژی های متضاد بین واحدهای عملیاتی نیاز به یک خط مشی واحد را ایجاد می کند، به طور کلی متمرکز سازی ساختار سازمانی توصیه می شود.

«تمرکززدایی»، مدلی است که سطوح پایین سلسله مراتب دارای اختیارات تصمیم گیری هستند، معمولاً منجر به سازمانی لاغرتر و دارای لایه های کمتر می شود. تمرکززدایی زمانی توصیه می‌شود که استراتژی‌های متناقض، عدم قطعیت یا پیچیدگی، نیاز به سازگاری و تصمیم‌گیری داخلی وجود داشته باشند.

 

انواع ساختارهای سازمانی

ساختارهای سازمانی از ساختارهای سفت و سخت، یکپارچه، سلسله مراتبی به سازمان‌های نسبتاً بدون مرز، توانمند و شبکه‌ای تبدیل شده‌اند که برای پاسخگویی سریع به نیازهای مشتری با محصولات و خدمات سفارشی‌شده طراحی شده‌اند.

امروزه سازمان ها معمولاً به صورت عمودی، عمودی و افقی یا با مرزهای باز ساخته می شوند.
انواع خاصی از ساختارها در هر یک از این دسته بندی ها را می توان در این موارد اشاره کرد:

• عمودی، عملکردی و تقسیمی
• ماتریس عمودی و افقی
• بدون مرز (که به آن “مرز باز” نیز گفته می شود) ماژولار، مجازی و سلولی

 

ساختارهای سازمانی که معمولاً مورد استفاده قرار می گیرند چیست؟

 

• ساختار سازمانی عمودی (عملکردی و تقسیمی)
دو نوع اصلی ساختار عمودی وجود دارد، عملکردی و تقسیمی. ساختار عملکردی کار و کارکنان را بر اساس تخصص تقسیم می کند. این یک ساختار سلسله مراتبی و معمولاً به صورت عمودی یکپارچه است. این مدل بر استانداردسازی در سازمان و فرآیندها برای کارکنان متخصص در مشاغل نسبتاً محدود تأکید دارد.

این نوع سنتی سازمان بخش هایی مانند تولید، فروش، تحقیق و توسعه، حسابداری، منابع انسانی و بازاریابی را تشکیل می دهد. هر بخش عملکرد جداگانه ای دارد و در آن زمینه تخصص دارد. به عنوان مثال، همه متخصصان منابع انسانی بخشی از یک وظیفه هستند و به یک مدیر ارشد منابع انسانی گزارش می دهند. همین فرآیند گزارش دهی برای سایر عملکردها مانند امور مالی یا عملیات نیز صادق است.

در ساختارهای عملکردی، کارکنان مستقیماً به مدیران در حوزه عملکردی خود (واحد سازمانی) گزارش می دهند و مدیران آن بخش نیز به نوبه خود به مدیر ارشد سازمان گزارش می دهند. مدیریت از بالا باید به طور متمرکز بخش های تخصصی را هماهنگ کند.

یک نمودار سازمانی عملکردی ممکن است چیزی شبیه به این باشد:

 

نکات کلیدی

استفاده از یک ساختار سازمانی مناسب وابستگی بسیار بالایی به استراتژی کلان سازمان و مدل کسب و کاری آن دارد.
استفاده از ساختار سازمانی اشتباه، می تواند مشکلات بسیار زیادی را برای سازمان ایجاد نماید.
تغییرات در ساختار سازمانی بایستی آهسته و براساس بازخورد های تغییرات قبلی انجام پذیرد.