10 گام برای رفتن به سمت تحول دیجیتال در کسب و کار

رهبران تحول همیشه به دنبال یک برنامه دقیق بعنوان نقشه سفر تحول دیجیتالی سازمان خود هستند که یک برنامه دارای رویکردی ساختارمند بوده و در عین حال قابلیت اندازه گیری ارزش های تجاری برای ذی نفعان سازمان را دارا می باشد.

هر سازمان دارای یک استراتژی راهبردی می باشد که توسط مدیرعامل یا هیئت مدیره آن تعیین شده است و مسیر تمامی رویکرد های سازمانی به سمت دستیابی به آن تنظیم شده است. حال آنکه هر چیز دیگری زیر این چتر استراتژی بایستی در دستیابی به استراتژی های کلان سازمان مشارکت داشته و با آن همراستا باشد.

تحول دیجیتال می تواند به شکل گرفتن و دستیابی به استراتژی های سازمان کمک کند، اما رسیدن به چنین چیزی بسیار فراتر و پیچیده تر از این موضوع است و بایستی ابعاد مختلف آن مورد بررسی قرار گیرد. با این حال در این مقاله تمرکز بر این مسئله قرار داده شده است که چگونه می توان با استفاده از قدرت نفوذ فناوری های دیجیتالی در راستای دستیابی به اهداف تجاری و ایجاد یک نقشه راه تحول، با کمک این ابزار حرکت نمود.

حقایق سخت در مورد تحول

به دلایل بسیار متداول 70 درصد از تحول ها به موفقیت منجر نمی شوند و نتیجه افزایش بازه های زمانی در دوره تحول باعث کاهش بازده شدید سرمایه گزاری در این دوره و شکاف گسترده میان بخش های IT‌ و کسب و کار می گردد و در اکثر مواقع سازمان ها بدون اینکه وارد جزئیات مشکل شوند از آن عبور می کنند. در نهایت دستیابی به چنین نتایجی به دلیل عدم توانایی مدیریت تحول در کسب و کار می باشد که به دلیل عدم مدیریت صحیح در سطوح بالای سازمانی، پروژه ها و برنامه های سطح پایین تر سازمان نیز دچار شکست می شوند.

حتما بخوانید: تحول دیجیتال چیست؟

و اما …
چگونه تحول دیجیتال را بصورت صحیح در سازمان پیاده سازی کنیم؟

مراحل شرح داده شده در این راهنما بیشتر بر روی مسائل و مشکلات مرتبط با قابلیت و توانایی های سازمان متمرکز شده است، زیرا صرف نظر از نوع شرکت و یا فناوری های دیجیتال، سطح بلوغ سازمانی تعیین می کند که هر تحولی در سازمان دارای چه نرخ موفقیتی خواهد بود و چه مقدار ارزش به کسب و کار سازمان اضافه می نماید.

گام اول: ارزیابی قابلیت های دیجیتال

قابلیت های دیجیتال سازمان موفقیت یا عدم موفقیت در تحول دیجیتال را تعریف می کند به همین دلیل مهم است که درک دقیق تری از وضعیت استفاده از اهرم فناوری های دیجیتال در سازمان بدست آورد.

استفاده از یک مدل سنجش بلوغ دیجیتال در سازمان که متشکل از 6 فاکتور ارزیابی مستقل برای اندازه گیری قابلیت های دیجیتالی سازمان می باشد، به شما امکان تعیین سطح فعلی بلوغ سازمان در سطح IT و کسب و کار را می دهد.

شش قابلیت دیجیتال که بایستی مورد ارزیابی قرار گیرند عبارتند از:

قابلیت نو آوری
قابلیت تحول
نرخ بلوغ در فناوری اطلاعات
ضریب تاثیر افراد متخصص
رخ محوریت مشتری
نرخ برتری عملیاتی

توجه داشته باشید که این شش قابلیت از فعال کننده های تحول دیجیتال و دستیابی به اهداف کسب و کار می باشند به شرط اینکه فرصت مناسب برای همکاری بخش های IT‌ و بخش های کسب و کاری فراهم گردد. برای تحلیل هر یک از فاکتور های اندازه گیری مدل بلوغ دیجیتالی می توان از یک نقشه گرمایی همانند شکل ذیل برای این نشان دادن و تحلیل وضعیت موجود استفاده نمود.

گام دوم: انطباق با نمونه های موردی دیجیتالی

در زمینه تحول دیجیتال استفاده از نمونه های موردی سناریوهای عملی هستند که نحوه دستیابی به یک هدف خاص، یا همان بلوغ در یک قابلیت دیجیتال خاص را نشان می دهند.

نمونه های موردی دیجیتالی [Digital Use case] ها می توانند مارا در کاهش شکاف های بین وضعیت توانایی های دیجیتال فعلی و جایی که باید باشند، کمک کنند.

از آنجایی که فناوری در هر یک از شش قابلیت دیجیتال اشاره شده جایگاه ویژه ای دارد، استفاده از چندین نمونه موردی می تواند ارتقاء هر یک از این قابلیت ها را به ارمغان آورد.

با استفاده از نتایج تحلیل بلوغ دیجیتال که در گام اول، شما باید از نمونه های موردی مناسب با ایجاد تیم هایی متشکل از افراد IT و گروه های کسب و کاری سازمان سعی در بهبود قابلیت های دیجیتال داشته باشید و در عین حال تشکیل تیم هایی با چنین ترکیبی می تواند منجر به کاهش اصطکاک میان واحد های IT و کسب وکاری سازمان گردد.

داشتن یک چارچوب برای قابلیت های دیجیتال به تیم شما کمک می کند تا درک بهتری از تاثیرگذاری هر یک از نرم افزارهای سازمانی بر روی بلوغ دیجیتالی کسب و کار داشته باشند. این تیم می تواند با استفاده از انطباق نمونه های موردی دیجیتالی (digital use case)‌ سطح بلوغ هریک از قابلیت های دیجیتال که در گام یک ارزیابی شده است را مشاهده نمایند.

این امر باعث شفاف شدن نقاطی که پتاسیل بالقوه برای پیشرفت را دارند، می گردد.

Digital use case ‌بایستی حداقل دارای شاخصه های زیر باشند:

شما همچنین ممکن است ترجیح دهید ریسک را به آن اضافه کنید.

گام سوم: مزایای تجزیه و تحلیل

هنگامی که شما از نمونه های موردی دیجیتال استفاده می نمایید برای فهم تاثیر آنها در تحول نیاز به آنالیز و تحلیل وجود دارد تا بتوان متوجه شد که هر یک از نمونه های موردی دیجیتال استفاده شده چه تاثیری در سازمان داشته است و یا اینکه چرا سازمان در یک بخش خاص نیاز به تغییرات دارد.

پیش بینی اینکه اگر سازمان تغییر نکند چه اتفاقی ممکن است روی دهد، نیز یکی از مؤلفه های اصلی در این مرحله است. هر‌ یک از Digital Use Case ‌ها بر اساس ماهیت و تاثیرشان بر تغییرات کسب و کار و سازمان نیاز به دسته بندی دارند.

برخی از تغییرات احتمالی منجر به حل مشکلات سازمانی میگردد و برخی دیگر اگر از قابلیت ها و فرصت های جدید استفاده گردد منجر به بروز خلاقیت و ابتکار در سازمان خواهد شد.

Digital use case ‌ها می تواند از جنس استراتژیک، عملیاتی و یا ترکیبی از این دو باشد. Use case های استراتژیک شما را معطوف می کند تا بر روی نوآوری به منظور بدست آوردن مزیت رقابتی متمرکز شوید.

در این پروسه تیم شما بایستی سعی در پاسخ به این سوال باشد که:

چه چیزی می تواند برای ایجاد مزیت رقابتی اهمیت بسیاری داشته باشد؟

در Use case های عملیاتی بایستی توجه بر روی حل مسئله و کاهش ناکارامدی ها با رویکرد حفظ رقابت باشد. سوالی دیگری که تیم شما بایستی در تلاش برای پاسخ به آن باشد، این سوال می باشد که:

چه عواملی می تواند منجر به افزایش بازدهی ما گردد؟

گام چهارم: ارزیابی اولویت ها در کسب و کار

هر یک ازDigital Use case های مورد استفاده در سازمان شما تاثیرات مختلفی را به همراه دارد بطوریکه برخی از آنها می توانند تاثیرات مثبت بزرگی در سازمان بر جای بگذارند و برخی دیگر منجر به حل مسائل و مشکلات کوچکتری میگردند. به همین منظور برای تعریف و استفاده از Digital Use case ها بایستی اولویت بندی بر اساس نیازهای تحول دیجیتال سازمان، توسط تیم اجزایی مشخص گردد.

برای این منظور بایستی هزینه های اجرایی و مزایای تجاری هر Digital Use case ها‌ در یک ماتریس همانند نمودار شکل پایین مشخص گردد تا بتوان بر اساس آن اولویت بندی لازم در این خصوص را انجام داد.

بر اساس این ماتریس Digital Use case ‌هایی که مزایای تجاری گسترده تری دارند و می توانند منافع بیشتری را برای کسب و کار ما جذب نمایند بایستی بعنوان پیروزی های سریعی (quick win) دیده شوند که می توانند به سرعت تحقق یابند. در نقطه مقابل Digital Use case هایی که کمترین مزیت تجاری را برای ما ایجاد می کنند باید در اولویت های پایین تری به نسبت قرار داده شوند.

گام پنجم: نقشه راه تحول دیجیتال

پس از اینکه درک صحیحی از مزیت های رقابتی خود در حوزه Digital Use case کسب کردید، حال زمان آن رسیده که یک نقشه راه تحول دیجیتال برای خود تعریف نمایید که این نقشه بایستی چابکی لازم در مواجهه با تغییرات فناوری در آینده را داشته باشد.

برای این منظور بایستی یک چارچوب زمانی استراتژیک برای نقشه راه خود در نظر بگیرید و پس از آن Digital Use case های در نظر گرفته شده را به موارد کسب و کاری خود و پروژه ها و برنامه های سازمان لینک نمایید.

با توجه به خروجی نتایج گذشته، نقشه راه شما می تواند از دیگر Digital Use case ‌ها برای ارائه ارزش در راستای بهبود مشتری محوری، کارمندان تاثیر گذار، برتری عملیاتی و فناوری اطلاعاتی استفاده شود.

طراحی نقشه راه شما نیاز به همکاری مجموعه گسترده ای از ذی نفعان شما دارد، بنابراین بایستی از آنها در جلسات و کارگروه های دعوت بعمل آورید. همچنین به یاد داشته باشید در زمان طرح ریزی نقشه راه خود، در نهایت هر یک از Digital use case ‌ها نیاز به یک ارزش تجاری (business Value) دارد.

اگر متعجب هستید که چرا در نقشه راه تحول دیجیتال سازمانی شما صحبتی از پروژه های فناوری به میان نمی آید بایستی به یاد داشته باشید که تحول دیجیتال درباره تحول کسب و کار می باشد، بنابراین بایستی نقشه تحول شما مربوط به کسب و کار شما و نتایج حاصل از آن باشد، نه در رابطه با راه حل های فناوری.

Digital use case ها پایه و اساس تعریف پروژه ها و برنامه های تحول دیجیتال می باشند.

گام ششم: توسعه طرح کسب و کار (Business Case Development)

اگر شما به دنبال این هستید ایده های تجاری شما در هر جایی پذیرفته شود و مردم تصمیم بگیرند روی آنها سرمایه گذاری کنند نیاز به یک طرح کسب و کار متقاعد کننده دارید. طرح توجیهی کسب و کار بایستی برای هر digital use case ‌ی که به دنبال تحقق آن هستید، ایجاد شود. و برای هریک از آنها بایستی دلایل توجیهی ارزش سرمایه گذاری توضیح داده شود. اینکه چگونه بازگشت سرمایه گذاری قانع کننده ای دارد.

شرح مزایای طرح توجیهی کسب و کاری شما بسیار مهم است تا به ذی نفعان اطمینان لازم در خصوص تصمیمی که گرفته اند داده شود تا شما را با پیگیری و مدیریت شان در سفر تحول کسب و کار حمایت کنند.

طرح توجیهی کسب و کار وسیله ای است که به وضوح ارزش شما را نشان می دهد. بطوریکه این طرح در مقابل سرمایه گذاران بدقلق بایستی آنقدر قانع کننده باشد که نتوانند در برابر آن مقاوت و ایستادگی کنند. این نکته بسیار مهم است که شما در بیان نیاز های کسب و کار تاثیر گذار باشید و طرح توجیهی کسب و کار شما با اهداف استراتژیک و تشکیل یک تیم مناسب برای شکل دادن و آزمایش ایده هایتان همسو باشد.

ابزارهای صحیح درطرح توجیهی کسب و کار س شما را قادر می سازد تا بتوانید به کمک آنها به محاسبه بازگشت سرمایه، تجزیه تحلیل و بیان تهدید ها و فرصت ها مبادرت نمایید و با ارائه آن به ذی نفعان امکان پشتیبانی و تامین منابع مورد نظر خود را فراهم نمایید.

گام هفتم: انتخاب ابزارهای مدیریت استراتژیک

این طبیعی است که شما یک رویکرد ساختاری نسبت به تحول دیجیتال و ابزارهای مدیریت استراتژیک طراحی شده با هدف تحول دیجیتال داشته باشید.

در این راهنما از چارچوب قابلیت های دیجیتال (Digital capability framework) که به اختصار آن را DCF می نامند استفاده شده است که یک جعبه ابزار مدیریت استراتژیک می باشد که مدیران تحول دیجیتال را قادر می سازد در مورد سطح بلوغ سازمانی خود از شش جنبه مختلف به بینش مورد نیاز دست پیدا کنند و در هر یک از جنبه ها سطح بلوغ فعلی اندازه گیری نمایند و برنامه لازم برای افزایش ان وجه از بلوغ را تهیه نمایند.

Digital use case ‌به مدیران تحول این امکان را می دهد تا یک تصویر شفاف از فرایند هایی که باید بهینه سازی گردند و یا فناوری هایی که باید مورد استفاده قرار گیرد را داشته باشند. و یک برنامه مناسب برای تبدیل سازمان به یک شرکت دیجیتالی که می توان پس از طی این مسیر به آنجا رسید را تدوین نمایند.

DCF‌ دارای چهار بخش ساختاری اصلی می باشد:

هر یک بخش های اشاره شده متشکل از ابزار ها و پیکره دانش (Body of Knowledge) خود می باشد که بویژه برای بخش اول بسیار گسترده می باشد.

در شکل راهنمای ذیل نگاهی اجمالی به ابزارهای مدیریت استراتژیک مورد استفاده برای مدیران تحول دیجیتال، انداخته شده است.

گام هشتم: انتخاب متدولوژی برای مدیریت تحول کسب و کار

با در نظر گرفتن آخرین تکنولوژی های فناورانه این نکته بسیار مهم است که در ذهن داشته باشیم که این تکنولوژی ها محرکه های تحول کسب و کار هستند. زمانی که شما یک نقشه تحول دیجیتال و طرح های توجیهی آن را را آماده می نمایید، رویکرد مورد نظر در مدیریت تحول کسب و کار نیاز به آن دارد تا مطمئن گردد طرح تحول شما دارای یک رویکرد همه جانبه و یکپارچه است.

The business Transformation Management Methodology (BTM2) سعی نموده است به یکپارچه سازی با DCF‌ یک رویکرد یکپارچه و جامع برای هماهنگی میان بخش های مختلف تحول کسب و کار ایجاد کند.

BTM2

این متدولوژی سعی در یکپارچه سازی میان تخصص های فنی خاص و خبرگی متناسب با حوزه های مورد نظر نموده است. BTM2 دارای پیکره دانش گسترده می باشد که دارای 9 شاخه مدیریت تحول کسب و کار می باشد.

گام نهم: رهبری تحول

در طول سفر تحول دیجیتال سازمانی خود باید فردی را تعیین کنید که به موارد زیر متعهد باشد:

• قابلیت مدیریت فعالیت ها، کارگروه ها و اطلاعات ارائه شده در هر یک از مراحل بیان شده در این راهنما را داشته باشد.

• ایجاد هماهنگی در سرتاسر تحول کسب و کار، بطوریکه در نقشه راه تحول دیجیتال و Business case ‌های شما برای پیاده سازی تصویب شده است.

اگر سازمان شما مسئول تحول کسب و کار است باید فردی صحیحی برای این موضوع انتخاب شود که مهارت و قابلیت های لازم برای مشارکت رهبران IT‌ و کسب و کار در کارگروه ها و درک صحیح از چارچوب ویژگی های فناورانه و متدولوژی مدیریت تحول کسب و کار را داشته باشد.

این شخص باید توانایی هدایت تحول را داشته باشند و این اطمینان را به شما و دیگر ذی نفعان القا کنند. اگر چنین شخصی را در دسترس ندارید ممکن است ترجیح دهید از یک مشاوره مدیریت تحول کسب و کاربرای انجام این وظیفه یا راهنمایی و هدایت یکی از پرسنل سازمان، استفاده نمایید.