نحوه پایش و کنترل شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) ها

در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای ردیابی KPI ها و استفاده از داده ها برای اندازه گیری پیشرفت در بخش یا شرکت خود به کار بگیرید:

1. اهداف و جدول زمانی تعیین کنید

تعیین یک هدف و جدول زمانی می‌تواند به شما در انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد برای نظارت بر آن کمک کند و به اعداد در زمینه رشد شرکت شما معنی می‌دهد. ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد می تواند در اندازه گیری پیشرفت به سمت اهداف قابل سنجش با ضرب الاجل های خاص بسیار موثر باشد. اهداف شما ممکن است در سطح شرکت، مانند افزایش سود خالص به میزان 10 درصد در طی دو سال، یا مبتنی بر دپارتمان، مانند افزایش تعداد سرنخ های بازاریابی در خط مقدم فروش به میزان 500 سرنخ در طی شش ماه باشد.

2. تصمیم بگیرید که چه شاخص های کلیدی عملکرد را برای هر هدف دنبال کنید

بسته به هدف، ممکن است فقط یک شاخص های کلیدی عملکرد را ردیابی کنید، اما می‌توانید دو یا سه KPI را نیز زیر نظر داشته باشید تا بتوانید طیف کاملی از داده‌ها را در حالی که روی هدف خاص خود متمرکز می‌مانید، دریافت کنید. KPI هایی که برای پیوست کردن به یک هدف انتخاب می‌کنید، می‌توانند اطلاعاتی در مورد پیشرفت شما به سمت هدف و منابع مورد استفاده برای پیشرفت ارائه دهند.

به عنوان مثال، اگر هدف شما افزایش تبدیل در خط مقدم فروش است، KPI های نظارت شده شما ممکن است شامل میانگین تعداد سرنخ ها برای هر نوع کمپین بازاریابی و نرخ تبدیل برای هر نوع سرنخ باشد.

3. مطمئن شوید که تیم های شما داده های خود را ثبت می کنند

برای ردیابی دقیق شاخص های کلیدی عملکرد انتخابی خود، تیم ها یا بخش های خاصی ممکن است به روش های جدیدی برای ثبت کارهایی که در کار روزانه خود انجام می دهند نیاز داشته باشند. در حالی که تیم‌های فروش و بازاریابی ممکن است موفقیت شغلی خود را از قبل با تعداد فروش و مقدار سرنخ اندازه‌گیری کنند، سایر بخش‌ها ممکن است نیاز داشته باشند به سمت یک مدل کمی حرکت کنند تا امکان ردیابی KPI را فراهم شود.

به عنوان مثال، اگر مدیر منابع انسانی تصمیم بگیرد که رضایت از محل کار را تا 20 درصد در شش ماه آینده بهبود بخشد، ممکن است به روشی برای سنجش رضایت نیاز داشته باشد، مانند نظرسنجی که به همکاران اجازه می دهد رضایت عاطفی خود را در مقیاس عددی رتبه بندی کنند.

4. تیم های پروژه برای اهداف مرتبط با شاخص های کلیدی عملکرد ایجاد نمایید

اگر از نظارت شاخص های کلیدی عملکرد برای پیاده سازی و نظارت بر یک طرح بهبود استفاده می کنید، ممکن است داشتن یک تیم اختصاصی برای نظارت بر روند کمک کند. آنها می توانند شاخص های کلیدی عملکرد مرتبط با یک هدف یا برنامه خاص را ردیابی کنند و تغییراتی را در رویه های عملیاتی بخش یا شرکت برای بهبود نتایج ایجاد نمایند.

به عنوان مثال، اگر یک بخش تحت یک برنامه بهبود دو ساله بر اساس شاخص های کلیدی عملکرد باشد، یک تیم پروژه ممکن است هر سه ماه یکبار برای بررسی اطلاعات پایش و کنترل KPI و اجرای رویه های جدید بر اساس آنچه کار می کند و آنچه هنوز نیاز به بهبود دارد، تشکیل جلسه دهد.

5. از نرم افزار پایش و کنترل شاخص های کلیدی عملکرد استفاده کنید

در حالی که اطلاعاتی برای ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد انتخابی خود نیاز دارید ممکن است در یک CMS یا سیستم داخلی موجود باشد، می توانید از نرم افزاری که به طور خاص برای ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد طراحی شده است نیز استفاده کنید. نرم‌افزار ردیابی KPI معمولاً به سیستم‌های داخلی شما متصل می‌شود، اطلاعات لازم را جمع‌آوری می‌کند و نمودارها و گرافهایی را ایجاد می‌کند تا تغییرات KPI را در طول زمان نشان دهد. آنها ممکن است دارای داشبورد ردیابی KPI باشند تا بتوانید KPI های خاصی را جدا کرده و داده های فعلی و تاریخی را مقایسه کنید.