برنامه ریزی عملیاتی سالیانه (Annual Operational Planing) مستلزم یک استراتژی عملیاتی کامل و دقیق است. برای اینکه بتوانیم یک برنامه عملیاتی سالیانه برای سازمان خود داشته باشیم، نیاز به گامهای مختلفی است که در اینجا سعی شده است در یک مدل کاربردی به آن پرداخته شود.

برنامه ریزی عملیاتی سالیانه (AOP) به چیزی بیش از یک ذهن استراتژیک نیاز دارد. توسعه یک برنامه عملیاتی جزء حیاتی از فعالیت های سازمانی است که می تواند در دستیابی به اهداف تجاری شما کمک کند و به سازمان شما اجازه دهد سال به سال شکوفا تر شود.

یادگیری نحوه نوشتن یک برنامه عملیاتی سالیانه اولین قدم برای تخصیص صحیح منابع مانند امور مالی، استراتژی و حتی استعدادهای سازمان شما است. هدایت منابع خود به موضوعات مرتبط می تواند به سازمان شما کمک کند تا اشتباهات گذشته را تکرار کند. برنامه ریزی جلسات مکرر و کامل می تواند به شما کمک کند به آنچه واقعا مهم است دست یابید.

البته موفقیت بسته به سازمان، بخش و حتی نوع هدف متفاوت به نظر می رسد. وجه مشترک در میان نتایج موفق برای همه این دسته‌ها، استفاده از گزارش‌های سالانه برای تجزیه و تحلیل، بهینه‌سازی و ترسیم کلی برنامه عملیاتی سال آینده است.

 

برنامه عملیاتی سالیانه (Annual Operational Planing) چیست؟

حتی برخی رهبران کسب و کار نیز ممکن است به این سؤال که برنامه ریزی عملیاتی سالیانه (AOP) چیست؟، نتوانند پاسخ دقیقی بدهند.

برنامه عملیاتی سالیانه یک سند عملی است که منابع مالی، فیزیکی و پرسنلی شما را برای دستیابی به یک هدف تجاری خاص تعیین می کند. برنامه‌های عملیاتی سالیانه به شما این امکان را می‌دهد که چارچوب‌های روزانه را برای انجام اهداف تجاری خود ایجاد کنید. یک برنامه عملیاتی سالیانه با هدف نشان دادن دیدگاهی عمیق از نحوه تخصیص منابع و خطراتی که در مسیر اجرا قرار دارد، است.

برنامه‌های عملیاتی سالیانه با برنامه‌های استراتژیک همسو می باشند، اما حاوی موارد مختلفی هستند. تصور کنید که در حال پیاده روی در یک منطقه هستید. برنامه‌های عملیاتی سالیانه مانند نقاط عطفی هستند که در امتداد نقشه شما مشخص شده‌اند، در حالی که برنامه‌های استراتژیک مسیر نمودار شده‌ای هستند که چگونه به هر یک می‌رسید.
به صورت خیلی ساده، ما در برنامه استراتژیک، چشم اندازها و اهداف را مشخص می کنیم و در برنامه عملیاتی، نحوه رسیدن به این اهداف و منابعی که باید برای آن تخصیص دهیم را تعیین می کنیم.

 

تفاوت بین برنامه عملیاتی سالیانه و بودجه چیست؟

برنامه عملیاتی سالیانه و برنامه بودجه، دارای ساختار مالی هستند، اما این دو تفاوت های مشخصی دارند. برنامه عملیاتی سالیانه اهداف و فعالیت های شرکت را مشخص می کند، در حالی که بودجه برنامه ای برای دستیابی به آن اهداف است. بودجه به این صورت است که چگونه یک سازمان محدودیت های واقعی اهداف خود را تعیین می کند.

 

برنامه عملیاتی سالیانه شامل چه مواردی است؟

یک برنامه عملیاتی سالیانه باید شامل موارد خاصی باشد. هرچند هر یک از موارد اشاره شده در زیر می تواند با یکدیگر بسیار متفاوت باشد، اما بایستی حتما در برنامه عملیاتی سالیانه شما وجود داشته باشند:

• اهداف
• فعالیت های تجاری
• منابع مورد نیاز
• جدول زمانی
• روش های نظارت

هر برنامه عملیاتی سالیانه ای که ایجاد می کنید از نظر قالب کمی متفاوت خواهد بود. عناصر ذکر شده در بالا را به عنوان نقطه شروع برای ساخت دستور کار خود در نظر بگیرید و موارد دیگری را که ممکن است به آن نیاز داشته باشید اضافه یا کم کنید.

 

چرا نوشتن برنامه عملیاتی سالیانه مهم است؟

فرآیند کلی برنامه ریزی برای هر سازمانی حیاتی است زیرا ایجاد آن به سادگی سازمان شما را در موقعیت موفقیت قرار می دهد. ایجاد مجموعه ای از برنامه ها و استراتژی ها از طریق فرآیند برنامه ریزی سالانه به خودی خود ارزشمند است.

ایجاد یک استراتژی برنامه ریزی سالیانه ممکن است یک گام واضح به نظر برسد، اما بر اساس تحقیقی در این زمینه مشخص شده است که 23٪ از شرکت ها حتی برنامه های دقیق عملیاتی خود را نیز نمی نویسند. وقت گذاشتن برای شناسایی اهداف و دارایی های خود، نقطه شروع ایجاد یک برنامه عملیاتی سالیانه موفق است.

 

تفاوت برنامه عملیاتی سالیانه با برنامه ریزی استراتژیک

به بیان ساده، برنامه ریزی که در سطح شرکت اتفاق می افتد، برنامه ریزی استراتژیک (strategic planning) نامیده می شود، در حالی که فرآیند برنامه ریزی که در سطح عملکردی انجام می شود، برنامه ریزی عملیاتی (operational planning) نامیده می شود.

برنامه ریزی استراتژیک برای دستیابی به اهداف بلندمدت کسب و کار متمرکز است. از طرفی برنامه ریزی عملیاتی برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت شرکت انجام می شود. برای درک تفاوت بین برنامه ریزی استراتژیک و برنامه ریزی عملیاتی، می توان به برخی تفاوت های اشاره شده در جدول ذیل پرداخت:

 

 

چگونه یک برنامه عملیاتی سالیانه (AOP) تهیه کنیم؟

در طول فرآیند برنامه ریزی سالیانه، هدف اصلی این است که شرکت را به نقطه ای که در برنامه ریزی سال آینده تعیین می کنیم، برسانیم. هنگامی که یک سازمان یک برنامه عملیاتی سالیانه محکم ایجاد می کند، به احتمال زیاد شاهد رشد و بازده بالاتر سرمایه گذاری در منابع خود خواهند بود. نکته ای که در زمان نوشتن برنامه ریزی سالیانه باید به آن توجه کرد، واقعی بودن برنامه و قابل انجام بودن آن است.

تخصیص منابع می تواند در ابتدا برای یک سازمان در حال رشد چالش برانگیز باشد. یک برنامه عملیاتی سالیانه می‌تواند به دسته‌بندی انواع منابعی که در اختیار دارید و شناسایی محل های هزینه ای که مهمترین استفاده را دارند کمک کند.

 

 

نکات کلیدی

برنامه عملیاتی سالیانه (AOP) یک سند جامع با اهداف، شاخص های کلیدی عملکرد و بودجه برای کمک به شرکت در دستیابی به اهداف روشن است.

برنامه ریزی عملیاتی سالیانه نتیجه تلاش یک تیم یا بخش برای تحقق اهداف مشخص شده در برنامه استراتژیک است. نگاه آن فرآیندی آینده‌گرا است که اهداف، قابلیت‌ها و بودجه‌های بخش های مختلف سازمان را برای ارتقای موفقیت فعالیت‌های تعیین شده و در حمایت از برنامه استراتژیک ترسیم می‌کند.

AOP معمولاً یک بار در هر سال مالی توسعه می یابد. در یک رویکرد از بالا به پایین تنظیم می گردد. شما به عنوان مدیر عامل (یا مدیر ارشد سازمان) اهدافی را برای دریافت گزارش های مستقیم از تیمهایتان تعیین می کنید، که آنها نیز به نوبه خود اهدافی را برای کسب گزارش های مستقیم از لایه های پایین تر تعیین می کنند.