اجتناب از دام های رایج مدیریت زمان

چقدر زمان خود را مدیریت می کنید؟ اگر شما هم مانند بسیاری از افراد هستید، ممکن است پاسخ شما کاملا مثبت نباشد! شاید احساس می کنید بیش از حد شلوغ هستید و اغلب مجبور هستید تا دیر وقت کار کنید تا به ضرب الاجل های زمانی خود برسید. یا شاید به نظر می رسد روزهای شما از بحرانی به بحران دیگر می گذرد و این شرایط بسیار استرس زا و باعث تضعیف روحیه است.

بسیاری از ما می دانیم که می توانیم زمان خود را به طور موثرتری مدیریت کنیم. اما تشخیص اشتباهاتی که مرتکب می شویم و دانستن اینکه چگونه می توانیم این شرایط را بهبود ببخشیم می تواند دشوار باشد. با این حال، وقتی زمان خود را به خوبی مدیریت می کنیم، در کار فوق العاده اثربخش و موفق هستیم و سطح استرس ما کاهش می یابد. ما می‌توانیم زمانی را به پروژه‌های جالب و با پاداشی اختصاص دهیم که می‌توانند تفاوتی واقعی در یک حرفه ایجاد کنند. بطور خلاصه ما خوشحال تریم!

در این مقاله، به 10 مورد از رایج ترین اشتباهات مدیریت زمان و همچنین شناسایی استراتژی ها و نکاتی می پردازیم که می توانید برای غلبه بر آنها از آنها استفاده کنید.

 

اشتباه شماره 1: ناتوانی در نگه داشتن فهرست کارها

آیا تا به حال این احساس آزاردهنده را دارید که فراموش کرده اید یک کار مهم را انجام دهید؟
اگر چنین است، احتمالاً از فهرست بندی کارهایی که باید انجام دهید استفاده نمی‌کنید تا آنها در اولویت انجام قرار بگیرید. (یا اگر این کار را می کنید، ممکن است به طور موثر از ابزار فهرست بندی کارها استفاده نمی کنید!)

ترفند استفاده از فهرست بندی کارها به طور موثر، در اولویت بندی اقدامات لیست شما نهفته است. بسیاری از افراد از سیستم کدگذاری A – F استفاده می کنند (A برای موارد با اولویت بالا، F برای اولویت های بسیار پایین). از طرف دیگر، می‌توانید این کار را با استفاده از A تا D یا با استفاده از اعداد ساده کنید.

اگر پروژه‌های بزرگی در فهرست خود دارید، در این صورت بایستی به شدت مراقب باشید، که اطلاعات ورودی فهرست کارهایتان را بصورت کاملا شفاف و قابل درک و یادآور در لیست خود ثبت کنید. به عنوان مثال، ممکن است عبارت “شروع در پیشنهاد بودجه” را در لیست خود نوشته باشید. اما این به چه معناست؟ فقدان جزئیات و نوشتن عبارت مبهم ممکن است باعث شود شما را به تعویق بیندازید یا برخی مراحل کلیدی را در آن کار از دست بدهید.

بنابراین مطمئن شوید که وظایف یا پروژه های بزرگ را به مراحل خاص و قابل اجرا تقسیم می کنید. در این صورت چیز مهمی را نادیده نخواهید گرفت.

همچنین می‌توانید از برنامه‌های اقدام برای مدیریت کار خود استفاده کنید، زمانی که پروژه‌های بزرگ زیادی در یک زمان انجام می‌شوند. (برنامه‌های اقدام (Action plan) نسخه‌های کسب و کاری و تجاری فهرست بندی کارها هستند.)

 

اشتباه شماره 2: عدم تعیین اهداف شخصی

میدونی دوست داری شش ماه دیگه کجا باشی؟ در مورد این زمان در سال آینده، یا حتی 10 سال آینده چطور؟ اگر نه، وقت آن است که اهداف شخصی تعیین کنید!

هدف گذاری شخصی برای مدیریت زمان ضروری است، زیرا اهداف به شما یک مقصد و چشم انداز می دهد تا به سمت آن حرکت کنید. وقتی می دانید به کجا می خواهید بروید، می توانید اولویت ها، زمان و منابع خود را مدیریت کنید تا به آنجا برسید. اهداف همچنین به شما کمک می کنند تصمیم بگیرید چه چیزی ارزش صرف وقت گذاشتن را دارد و چه چیزی فقط باعث حواس پرتی شما در رسیدن به هدفتان می شود.

برای یادگیری نحوه تعیین اهداف هوشمندانه و مؤثر، تئوری هدف گذاری لاک را بخوانید. در اینجا، یاد خواهید گرفت که چگونه اهداف مشخصی را تعیین کنید که انگیزه شما را حفظ کند.

همچنین ممکن است از کتاب فیوز بلند، بیگ بنگ اثر اریک هسلتین لذت ببرید. این کتاب به شما می آموزد که چگونه روی اهداف بلند مدت خود تمرکز کنید بدون اینکه اولویت های کوتاه مدت خود را نادیده بگیرید.

 

اشتباه شماره 3: اولویت بندی نکردن

دستیار شما با یک مشکل جدی در کار مواجه شده است و به شما نیاز دارد تا در حل این مسئله به او کمک کنید، اما شما در میانه ایده های طوفان فکری برای مشتری جدید هستید. شما مطمئن هستید که تقریباً ایده درخشانی برای کمپین بازاریابی آنها ارائه کرده اید، اما اکنون به دلیل این مورد اضطراری، خطر از دست دادن رشته افکار خود را دارید.

گاهی اوقات سخت است که بدانید چگونه باید اولویت بندی کنید، به خصوص زمانی که با سیل وظایف به ظاهر فوری روبرو هستید. با این حال، اگر می خواهید زمان خود را بهتر مدیریت کنید، یادگیری نحوه اولویت بندی کارها به طور موثر ،ضروری است.

یکی از ابزارهایی که به شما کمک می کند به طور موثر اولویت بندی کنید، ماتریس اولویت اقدام است، که به شما کمک می کند تعیین کنید که آیا یک کار با بازده بالا و اولویت بالا یی دارد و یا کم ارزش است. اگر تفاوت را بدانید در طول روز زمان خود را بسیار بهتر مدیریت خواهید کرد.

 

اشتباه شماره 4: ناتوانی در مدیریت عوامل حواس پرتی

آیا می‌دانید که برخی از ما می‌توانیم به دلیل حواس‌پرتی‌ها حتی دو ساعت از روز خود را از دست بدهیم؟ فکر کنید اگر آن زمان را به عقب باز می گرداندید، چقدر می توانستید کارهای مفیدی انجام دهید!

این حواس پرتی های می تواند از ایمیل‌ها، چت‌های فوری، همکاران در بحران یا تماس‌های تلفنی مشتریان، شبکه های اجتماعی، حواس‌پرتی ما را از دستیابی به جریان تمرکز باز می‌دارد، و جالب اینجاست که از دید ذهنی این کارها رضایت‌بخش تر و به ظاهر بدون زحمت تراست تا وقتی 100 درصد درگیر یک کار با تمرکز بالا هستیم.

اگر می خواهید کنترل روز خود را به دست آورید و بهترین کار خود را انجام دهید، مهم است که بدانید چگونه حواس پرتی ها را به حداقل برسانید و وقفه ها را به طور موثر مدیریت کنید. به عنوان مثال، هنگامی که نیاز به تمرکز دارید، ابزارهای چت و پیام رسان های خود را خاموش کنید و به دیگران اطلاع دهید فعلا نمی توانید با آنها ارتباط برقرار کنید. همچنین باید یاد بگیرید که چگونه تمرکز خود را بهبود ببخشید، حتی زمانی که با حواس پرتی مواجه می شوید.

علاوه بر این، ما در مورد مدیریت موثر ایمیل ها به شما می آموزیم که چگونه کنترل ایمیل خود را به دست آورید، به طوری که کل روز شما از دست نرود.

 

اشتباه شماره 5: به تعویق انداختن کار

به تعویق انداختن زمانی اتفاق می‌افتد که کارهایی را که باید در حال حاضر روی آن‌ها تمرکز کنید، به تعویق می‌اندازید. وقتی کار را به تعویق می اندازید، از اینکه آن را شروع نکرده اید احساس گناه می کنید. شما از انجام کار می ترسید. و در نهایت، زمانی که نتوانید کار را به موقع انجام دهید، همه ی اتفاقات بد به سراغ شما می آید.

یکی دیگر از مواردی که بایستی در خودتان بررسی کنید، اهمال کاری است. بایستی بدانید که آیا در فرایند انجام کارها دچار اهمال کاری می شوید یا خیر.

به عنوان مثال، یک استراتژی مفید این است که به خود بگویید که فقط به مدت ده دقیقه زمان خود را روی پروژه متمرکز می شوید. اغلب، تعلل‌کنندگان و افراد اهمال کار احساس می‌کنند که باید یک کار را از ابتدا تا انتها به پایان برسانند و این توقع بالا باعث می‌شود آنها احساس استرس و اضطراب کنند. در عوض، می توانید با روش اختصاص زمان کم برای شروع تمرکز کنید. همین!

همچنین ممکن است استفاده از لیست اقدام (action plan) برای شما مفید باشد. این روش ها به شما کمک می‌کنند پروژه‌های بزرگ را به بخش های قابل مدیریت تقسیم کنید، به طوری که به راحتی می‌توانید همه چیزهایی را که برای انجام دادن نیاز دارید مشاهده کنید و بتوانید تکه‌های کوچک را در یک زمان تکمیل کنید. انجام این کار می تواند شما را از احساس غرق شدن در شروع یک پروژه جدید باز دارد.

 

اشتباه شماره 6: تحمل بیش از حد

آیا شما فردی هستید که برای «نه» گفتن به مردم مشکل دارید؟ اگر چنین است، احتمالاً پروژه ها و تعهدات بسیار زیادی در برنامه خود دارید. این می تواند منجر به عملکرد ضعیف، استرس و روحیه پایین شود.

یا ممکن است یک مدیر سطح پایین و ضعیف باشید: کسی که اصرار دارد همه کارها را خودش کنترل یا انجام دهد، زیرا نمی‌توانید به دیگران اعتماد کنند که آنها کاری را به درستی انجام دهند. (این موارد می تواند برای همه ما مشکل ساز باشد – نه فقط مدیران!)

در هر صورت استفاده نادرست از زمانتان و صرف آن بر روی کارهای بیهوده، می تواند منجر به انجام کارهای شتابزده و بی کیفیت شود که در نهایت بر روی برند شخصی شما تاثیر می گذارد.

برای جلوگیری از این کار، هنر ظریف گفتن «بله» به فرد، اما «نه» گفتن به کار را بیاموزید. این مهارت به شما کمک می کند تا خود را آزاد کنید، در حالی که هنوز حس خوب گروه را نسبت به خودتان حفظ کرده اید. اگر طرف مقابل شروع به تکیه زدن به شما کرد تا به درخواست او “بله” بگوید، یاد بگیرید که چگونه پافشاری کنید و تحت فشار بیرونی خونسرد بمانید.

 

 

نکات کلیدی

یکی از مؤثرترین راه‌ها برای بهبود بهره‌وری، شناسایی و اصلاح اشتباهات مدیریت زمان است.

وقتی برای غلبه بر این اشتباهات وقت بگذارید، تفاوت بزرگی در بهره وری شما ایجاد می کند و همچنین شادتر خواهید بود و استرس کمتری را تجربه خواهید کرد!