OKR چیست؟ چرا به OKR نیاز داریم؟

Objective and Key Results که معادل اهداف و نتایج کلیدی می باشد و بصورت مخفف OKR نامیده می شود، یکی از ابزارهای مدیریتی محبوب طی سالهای اخیر در مدیریت استراتژی های سازمان می باشد که با استفاده از مدلی که پیاده سازی می شود، کمک می نماید تا سازمان در مسیر اهداف خود حرکت کند.

تاریخچه OKR

اگر بخواهیم زمانی برای ارائه مدل OKR ارائه کنیم بایستی به سال 1970 و آقای اندی گروو برگردیم. با این حال توسعه و رواج این مدل به سال 2012 توسط آقای جان دوئر باز می گردد. جان دوئر یکی از اولین سرمایه گذاران شرکت گوگل بود و پس از پیشنهاد مدل OKR توسط ایشان، استفاده از این ابزار در گوگل بسیار رواج یافت و شاید بتوان گفت یکی از مهمترین ابزارهایی که منجر به موفقیت های گوگل تا به امروز بوده است، پایبندی به استفاده از این ابزار می باشد.

پس از گوگل شرکت های دیگری همچون توئیتر، لینکدین، ایربی اندبی، اسپاتیفای، دراپ باکس، اوبر و بسیار از کمپانی های بزرگ در صنایع مختلف به استفاده از این ابزار روی آوردند.

انواع OKR

بصورت مشخص و دسته بندی برای OKR ارائه نشده است. اما تیم مدیران آینده پس از مطالعه و بررسی مثال ها و موارد اشاره شده در سطح دنیا، OKR را به دو دسته شخصی و سازمانی تقسیم نموده است و در سلسله مقالات مرتبط با این موضوع در سایت مدیران آینده، هر دو دسته بندی پوشش داده شده است و مثال ها و موارد استفاده هر کدام ارائه گردیده است.

OKR شخصی:

در این مدل کاربری از ابزار okr برای هدف گذاری های شخصی و تعیین شاخص هایی برای اندازه گیری در صد تحقق این اهداف استفاده می شود.

بطور مثال می توان در ابتدای هر سال اهدافی را برای بهبود فردی، ارتباطات شخصی، آموزش های فردی و مواردی که به خود فرد مرتبط است، تعیین نمود و در بازه های زمانی مشخص و با تعیین شاخص هایی به اندازه گیری مقدار پیشرفت در هر یک این اهداف پرداخت.

OKR سازمانی:

همانطور که از نام این مدل از OKR مشخص است، تمرکز آن برروی اهداف سازمان می باشد.
هر ساله سازمان ها و شرکت های بزرگ و کوچک بر اساس چشم اندازها و ماموریت هایی که برای خود از قبل مشخص نموده اند، اقدام به تعیین استراتژی ها و اهدافی برای سال جدید خود می نمایند.

در این مسیر برای اینکه بتوان لایه های مختلف سازمان را همراستا با استراتژی های مشخص شده نگاه داشت، نیازمندی ابزاری است که در ابتدا بتواند بر اساس استراتژی کلان سازمان، استراتژی هایی متناسب با هر یک از بخش های سازمان تعیین نماید و در عین حال در طول زمان در بازه های مشخص بررسی نماید که چقدر از اهداف تعیین شده برای سازمان محقق شده است.

یکی از بهترین ابزار هایی که می تواند در این مسیر به سازمان ها کمک نماید، OKR می باشد که در عین سادگی تا حد بسیار زیادی سازمان را در مسیر اهداف استراتژیک خود نگه می دارد.

تعریف OKR

بطور مشخص OKR را می توان بعنوان یک چارچوب تفکر انتقادی و انظباط مستمر در سازمان دانست که تلاش می کند کارکنان با مشارکت و همکاری با یکدیگر و تمرکز بر فعالیت های قابل اندازه گیری به پیشبرد اهداف سازمان کمک کنند.

بطور ساده می توان OKR را به دو بخش ذیل دسته بندی کرد:

چه اهدافی (Objective) ؟

چه شاخص هایی (key Results) ؟

اهداف (Objective) سازمان معمولا نگاهی کلان و کیفی دارند.

شاخص های کلیدی (Key Results) معمولا قابل اندازه گیری و برای دستیابی به یک هدف خاص انتخاب می شوند.

معمولا تعریف اهداف کاری آسان می باشد. اما تعیین شاخص ها و نتایج کلیدی که به ما نشان دهد چه موقع به هدف موردنظر دست یافته ایم کاری پیچیده و دشوار است. معمولا در سازمان ها برای تعیین شاخص ها و نتایج کلیدی زمان بیشتری نسبت به تعیین اهداف وقت صرف می شود.

بطور مثال در یک شرکت هدف تیم بازاریابی “افزایش مقدار تقاضا” برای یک محصول خاص تعیین شده است. ولی تعیین شاخص های کمی که بتواند میزان تقاضای مورد نظر از نظر سازمان را مشخص نماید، تاثیرگذارترین بخش در پرسه OKR مورد نظر است.

7 مشکلی که شاید تنها راه حل آنها استفاده از OKR باشد:

اگر فکر می کنید هر یک از جملات زیر در مورد شما سازمان شما صدق می کند، شاید زمان آن فرا رسیده است که ابزار OKR را بصورت جدی مورد بررسی قرار دهید.

اعضای تیم من نمی توانند استراتژی های کسب و کاری شرکت و دیگر چیزهایی که برای دستیابی به این اهداف از آنها انتظار می رود را بیان کنند.
من به روشی نیاز دارم تا بدانم گزارش های مستقیم به من، متمرکز بر فعالیت هایی است که اهداف سازمان را برآورده می کند.
ما به همراستایی اهداف در کل شرکت و به ویژه در بین تیم ها نیاز داریم.
سیستم مدیریت عملکرد ما به من کمک نمی کند کار خود را بهتر انجام دهم.
نمی توانم ببینم که مشارکت و عملکرد من چگونه به شرکت در رسیدن به اهداف خود کمک می کند.
من به آنچه “افراد در دپارتمان X” انجام می دهند، نیاز دارم.
مشارکت های من در محل کار نه قابل اندازه گیری است و نه تجلیل می شود.

مزایای استفاده از okr چیست؟

OKR می تواند ارتباطات، تمرکز و همراستایی را در سازمان بهبود بخشد تا نتایج بهتری در دستیابی به اهداف کسب و کار حاصل شود و تحقق آن را با مشخص کردن اهداف، شفاف ساختن آنچه در سراسر سازمان مهم است و تلاش برای نتایج کلیدی که یک هدف را تحقق می بخشد، انجام می دهد.
جان دوئر، سرمایه گذار خطر پذیر و رهبر برجسته جامعه OKR، چهار مزیت کلی OKR ها را در دهه 1990 توصیف کرد:

تفکر را نظم می دهد.
(اهداف اصلی ظاهر می شوند).

با دقت ارتباط برقرار می کند.
(به همه اجازه داده می شود آنچه برای سازمان مهم است را بدانند).

شاخص ها را ایجاد می کند.
(برای اندازه گیری پیشرفت؛ نشان می دهد که ما تا چه اندازه فاصله داریم).

تلاش را متمرکز می کند.
(فعالیت های سازمان را همگام با یکدیگر نگه می دارد).

پیامی که می توان از این مزایا دریافت کاملا شفاف است. تیم های سازمان بر اساس اهداف کلان برای خود اهدافی در راستای اهداف سازمان مشخص می نمایند و شاخص هایی را برای دستیابی به آن اهداف مشخص می کنند. پس از آن تمرکز بخش های مختلف سازمان برمحقق ساختن اهداف خود و در نگاه کلان اهداف سازمان است.

شاخص های کلیدی یا Key Performance Indicator چیست؟

برای دستیابی به okr های سازمانی یا شخصی نیاز داریم که با مفهوم دیگری به نام شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI آشنا شویم.

KPI مخفف شاخص های کلیدی عملکرد است، اعدادی قابل اندازه گیری که نشان می دهد کسب و کار شما تا چه اندازه به سمت اهداف تعیین شده در OKR مانند درآمد سه ماهه هدفمند یا مشتریان جدید هدفمند در ماه حرکت می کند.
شاخص‌های کلیدی عملکرد به شرکت‌ها، بخش‌ها، تیم‌ها و افراد کمک می‌کنند تا اهداف روشنی را تعیین کنند و مقدار پیشرفت در مسیر دستیابی به اهداف KPI را نظارت کنند.

در اکثر شرکت ها، شاخص های کلیدی عملکرد منعکس کننده اهداف درآمد و رشد ماه به ماه معیارهای مختلف کسب و کار هستند. شما می توانید تمام فعالیت های معمول کسب و کار خود را با KPI ها دنبال کنید،
به عنوان مثال:

هزینه جذب مشتری ۵۰ هزار تومان است
ترافیک ماهانه وب سایت 10000 بازدید کننده جدید است.
میانگین ارزش معاملات ۱۰ میلیون تومان است.
معاملات بسته شده توسط یک فروشنده در ماه 10 عدد است.

این اهداف می توانند سالانه، سه ماهه، ماهانه، روزانه یا حتی ساعتی باشند، بسته به چیزی که می خواهید به آن توجه داشته باشید.

تعیین شاخص کلیدی عملکرد بر اساس الگوی SMART

نتایج کلیدی چگونگی رسیدن به یک هدف خاص را توضیح می دهد. آنها معمولا کمّی هستند، اما همیشه پیشرفتشان قابل اندازه گیری است. برخی از افراد انتخاب می‌کنند که فهرست نتایج کلیدی خود را با «بر اساس اندازه‌گیری: …» شروع کنند.

با نتایج کلیدی، به خاطر داشته باشید: فقط نتایج برای هر نقطه عطفی در مسیر شما برای رسیدن به هدف مربوطه مهم است. بنابراین یک نتیجه کلیدی نباید تمرکز زیادی روی یک راه حل بالقوه داشته باشد و همچنین نمی تواند یک لیست کار ساده باشد.

هنگام فرمول‌بندی، تمام معیارهای SMART را درنظر بگیرید:

خاص (Specific) یک منطقه خاص را برای رشد یا بهبود هدف مشخص کنید و جای کمی برای تفسیرآن باقی بگذارید.
قابل اندازه گیری (Mesurable) – کمّی کردن یا تعیین یک شاخص پیشرفت، برای ردیابی نتایج کلیدی مهم است.
قابل دستیابی (Achivable) هدف مشخص شده باید قابل دستیابی باشد.
واقع گرایانه (Relevent) هدفی که مشخص می کنید بایستی نه آنقدر راحت باشد که دستیابی به آن بدون زحمت اتفاق بیوفتد و نه آنقدر سخت باشد که دستیابی به آن امکان پذیر نباشد.
وابسته به زمان (Time Base) اهدافی که مشخص می کنید باید دارای زمان مشخصی برای دستیابی داشته باشند . در غیر اینصورت بر اساس قانون پارکینسون اگر هدف شما دارای زمان مشخصی برای دستیابی نداشته باشد ممکن است شما تلاش لازم را برای تحقق آن نکنید.

اگر هنوز مبنایی برای تعیین هدف ندارید، با یک عددی که از نظر خودتان مناسب است شروع کنید و در طول زمان آن را تغییر دهید تا به بهترین حالت آن دست پیدا کنید.