مدیریت وظایف پیچیده و افراد

تعاریف مختلفی برای مدیریت پروژه ارائه شده است. با این حال می توان کاملترین و معتبرترین تعریف مدیریت پروژه را به موسسه PMI که متولی استاندارد مدیریت پروژه PMBOK نیز می باشد، دانست.

بر اساس تعریف PMI، مدیریت پروژه عبارتست از:

مدیریت پروژه هنر هماهنگ کردن منابع و هدایت گروه های مختلف کاری است، به طوری که اجزای کار انجام شده توسط هر گروه در یک تلاش تیمی جمع آوری می شود و در نهایت به اهداف مورد نظر (یا محدوده کاری قراردادی) به موقع و در چارچوب بودجه دست می یابد.

بسیاری از کسب و کارها با تعریف پروژه های مختلف در مسیر اهداف  سازمان و تکمیل آنها  در مسیر توسعه سازمانی حرکت می کنند. اغلب، پروژه ها دارای مدت زمان محدود هستند، تعدادی از فعالیت ها و افراد را شامل می شوند و دارای ضرب الاجل و بودجه ثابت هستند. مدیران پروژه این موارد را برنامه ریزی و نظارت می کنند و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی انجام می دهند.

مزایای توسعه مهارت های مدیریت پروژه

مهم نیست که چه نقشی در سازمان دارید، ممکن است مجبور شوید یک پروژه را در مقطعی از مسیر کاری و حرفه حرفه ای خود مدیریت کنید. یا نقش فعالی در آن ایفا کنید. انجام این کار به مهارت زیادی نیاز دارد، اما زمانی که برای ایجاد مهارت‌های مدیریت پروژه به خوبی سرمایه‌گذاری کنید، می‌تواند بهره بسیار زیادی  از آن داشته باشد.

شما با تکمیل پروژه ها به موقع و با بودجه مشخص شده، در رسیدن سازمانتان به اهدافش مشارکت می کنید. این امر می تواند نتایج کسب و کاری بسیار خوبی برای سازمان ایجاد کند و شهرت شما را نیز افزایش دهد. و هنگامی که می دانید چگونه وظایف را سازماندهی، برنامه ریزی و محول کنید، می توانید استرس خود و اعضای تیم خود را نیز کاهش دهید.

رویکردهای مدیریت پروژه

هنگامی که با بسیاری از ابزارهایی که می توانند به شما در مدیریت کارآمدتر پروژه ها کمک کنند، آشنا شدید، ممکن است بخواهید در مورد روش های اصلی مدیریت پروژه اطلاعات بیشتری کسب کنید.

یکی از معرفترین استاندارد های مدیریت پروژه PMBOK® است که مخفف Project Management Body Of Knowledge است. این رویکرد بر مهارت‌های رایج مدیریت پروژه، مانند بودجه‌بندی و مدیریت ورودی‌ها و خروجی‌ها متمرکز است و توسط موسسه PMI معرفی و توسعه یافته است.

PRINCE2 مخفف Projects IN Controlled Environments است. این رویکرد معتبر که به طور گسترده در بریتانیا و سایر کشورهای اروپایی بیشتر استفاده می شود. از آن بیشتر برای روشن کردن نقش افراد، باز نگه داشتن خطوط ارتباطی، مدیریت ریسک پروژه و ایجاد هزینه های پایه استفاده می شود.

مدیریت پروژه چابک یکی دیگر از رویکردهای محبوب است. این روش  اغلب برای پروژه‌هایی در محیط‌های پیچیده و سریع کار می‌کند، زیرا به شما و تیمتان اجازه می‌دهد تا به نیازها و نیازمندی‌های در حال تغییر پاسخی انعطاف‌پذیر داشته باشید.

ما ابزارهای کلیدی این چارچوب ها و سایر چارچوب ها را با منابع زیر بررسی می کنیم.

رویکردهای مدیریت پروژه: یک مرور کلی

ابزارها، تکنیک ها و فرآیندهای زیادی وجود دارد که به شما کمک می کند پروژه های خود را به طور کارآمدتر مدیریت کنید. ما برخی از محبوب ترین آنها را در زیر فهرست کرده ایم و سعی نموده این تا روشی کاربردی و آسان برای استفاده از هر یک از این ابزارها، ارائه دهیم.

چارچوب های مدیریت پروژه

هنگامی که یک پروژه جدید راه اندازی می کنید، باید به عوامل مختلفی مانند مزایا، خطرات، بودجه و اهداف توجه کنید. مقالات در بخش چارچوب های مدیریت پروژه به شما نشان می دهد که چگونه پایه و اساس پروژه خود را بسازید و قبل از شروع به همه زوایای آن نگاه کنید. برخی از مقالات مفید عبارتند از:

• چگونه یک بیزینس کیس (Business Case) بنویسیم: شما یک ایده عالی برای یک پروژه جدید دارید. بایستی یاد بگیرید که چگونه یک بیزینس کیس (Business Case) بنویسید، تا بتوانید تاییدیه مدیریت ارشد سازمان و بودجه مورد نیاز برای اجرای پروژه را دریافت کنید.
• نمودار تأثیر ریسک/احتمال (Risk Impact/Probability Chart): این ابزار به شما کمک می کند ریسک های پروژه خود را شناسایی کرده و احتمال وقوع آنها را تخمین بزنید.
• منشور پروژه (Project Charters): منشور پروژه هدف یک پروژه را مشخص می کند و توضیح می دهد که از هر یک از اعضای تیم خود چه انتظاراتی دارید.

برنامه ریزی (Scheduling)

ممکن است مجبور شوید در طول یک پروژه با تعدادی از افرادی که بر روی وظایف مختلف کار می کنند تعامل و همکاری کنید. مقاله‌های زمان‌بندی ما به شما کمک می‌کنند تا برنامه‌ریزی کنید که چگونه وظایف را بدون مشکل و به موقع انجام دهید.

• برنامه‌های عملیاتی (Action Plans): از یک برنامه عملیاتی برای پروژه‌های کوچک استفاده کنید تا هیچ مرحله یا کار مهمی را فراموش نکنید.
• تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis): تجزیه و تحلیل شکاف به شما کمک می کند تا مشخص کنید برای رسیدن به اهداف پروژه خود باید چه کاری انجام دهید.
• گانت چارت (Gantt Charts): به شما کمک می کند تا پروژه های متوسط و بزرگ را برنامه ریزی کنید تا بتوانید آنها را به کارآمدترین روش تکمیل کنید.

نکات کلیدی

مهم نیست که در سازمان چه نقشی دارید، این احتمال وجود دارد که در مقطعی از حرفه خود مجبور شوید یک پروژه را مدیریت کنید یا نقش فعالی در آن ایفا کنید. هنگامی که بدانید چگونه چندین کار، افراد، ضرب الاجل ها و مسئولیت ها را حل کنید، شهرت خود را تقویت کرده و چشم انداز ارتقاء خود را بهبود خواهید بخشید.

برای اجرای یک پروژه موفق از ابتدا تا انتها، زمانی را صرف یادگیری در مورد چارچوب های مختلف مدیریت پروژه کنید. کشف کنید که چگونه افراد و وظایف را به طور مؤثرتر برنامه ریزی کنید، و از ایده های خود دفاع کنید، تا پشتوانه و بودجه مورد نیاز برای شروع را دریافت کنید. در آخر، با استراتژی های مدیریت تغییرات در سازمان آشنا شوید تا بتوانید دیگران را تشویق کنید که بر بی میلی خود برای تغییر غلبه کنند.